Wdrożenie automatyzacji i robotyzacji w przedsiębiorstwie to złożony i niezwykle kosztowny proces, którego realizacja jest długoterminowa i objęta szeregiem ryzyk. Skutki niepowodzenia projektu i ewentualny spór sądowy mogą przekroczyć wartość samego kontraktu i stać się udręką dla obu stron. Dlatego tak ważna jest prawidłowa umowa, która należycie zabezpieczy interesy obu stron.

W przypadku powierzenia jednemu dostawcy kompleksowego wdrożenia automatyki w przedsiębiorstwie, umowa wdrożeniowa obejmuje wiele elementów i etapów, łącząc w sobie często cechy umowy o dzieło, dostawy oraz umowy o świadczenie usług. Najczęściej w takich przypadkach przedmiotem umowy jest zaprojektowanie całego systemu według wymagań zamawiającego, tj. dostawa elementów automatyki i innych urządzeń, ich montaż i instalacja, uruchomienie i przeprowadzenie wieloetapowych testów oraz opis procedury odbiorów. Umowa wdrożeniowa może też określać wiele innych elementów, takich jak gwarancja na dostarczoną automatykę, urządzenia, oprogramowanie czy wykonane prace wdrożeniowe, zasady wsparcia przy rozruchu systemu, szkolenia personelu zamawiającego, jak również świadczenie usług wsparcia oraz gwarantowany poziom dostępności instalacji po zakończonym wdrożeniu.

W artykule przedstawiamy wybrane trzy elementy umowy na dostawę, wdrożenie i uruchomienie automatyki, tj. odbiory dostarczonych elementów systemu i wykonanych prac, a także zasady udzielania gwarancji i świadczenia usług wsparcia (serwisu) przez wykonawcę.

Odbiory częściowe i odbiór końcowy

Minimalizację ryzyka niepowodzeń i sporów w procesach wdrożenia automatyki zapewnia opracowanie należytego dokumentu specyfikacji funkcjonalnej projektu (Functional Design Specification, FDS). Dokument powstaje zwykle w pierwszej fazie realizacji umowy. Określa zakres całego projektu, a ponadto strategię jego przeprowadzenia, opisując plan wdrożenia i uruchomienia instalacji (harmonogram) oraz procesy (etapy) podlegające odbiorom i ich terminy.

W zależności od specyfikacji projektu oraz decyzji stron, system automatyki może podlegać odbiorowi końcowemu, jak również odbiorom częściowym, obejmującym wybrane instalacje, etapy czy elementy systemu. Zastosowanie procedury odbiorów częściowych nie wyklucza odbioru końcowego całości wdrożonej instalacji, który powinien być niezależny od przeprowadzonych odbiorów częściowych. Zamawiający powinien mieć prawo do zgłaszania zastrzeżeń w trakcie odbioru końcowego, nawet w przypadku braku zastrzeżeń w dokonanych wcześniej odbiorach częściowych. Etapy podlegające odbiorom częściowym powinny zostać określone przez strony w umowie lub w specyfikacji FDS.

Warunkiem dokonania odbioru systemu lub jego poszczególnych elementów jest przeprowadzenie testów, weryfikujących poprawność wykonanego wdrożenia. W interesie stron jest uregulowanie na etapie podpisywania umowy, ewentualnie w ramach specyfikacji FDS, szczegółowych zasad planowanych testów, jak również obowiązków i roli stron w tym zakresie. W pierwszej kolejności proces testowania systemu powinien odbywać się po stronie wykonawcy. Dobrą praktyką jest przedstawienie zamawiającemu wyników przeprowadzonych testów wraz z informacją o przyjętej metodzie testów oraz wykorzystanych scenariuszach testowych. W dalszej kolejności testy powinny być przeprowadzane przez zamawiającego przy aktywnym udziale wykonawcy. Zamawiający powinien zagwarantować sobie w umowie prawo do testowania przekazywanych instalacji oraz innych wyników prac wykonawcy dowolnymi technikami, w tym z pomocą wyspecjalizowanych podmiotów trzecich.

Odbiór końcowy systemu może zostać poprzedzony okresem opieki powdrożeniowej, zwanym często „okresem stabilizacji”, w którym wykonawca świadczy usługi wsparcia i asysty w pierwszej fazie korzystania z wdrożonej instalacji. Wsparcie wykonawcy przez specjalistów w tym okresie jest szczególnie istotne, gdyż system nie jest jeszcze należycie ustabilizowany, a działa już produkcyjnie i każda awaria lub przerwa w funkcjonowaniu może spowodować wymierne straty dla zamawiającego. W tym okresie warto zapewnić obecność specjalistów na miejscu instalacji, aby umożliwić szybką reakcję w przypadku awarii systemu, a także odpowiednie zaplecze części zamiennych. Umowa powinna precyzyjnie regulować poziom wsparcia w okresie stabilizacji, określając czasy reakcji i naprawy, jak również konsekwencje ich niedotrzymania (kary umowne).

Okres stabilizacji jest zwykle uzależniony od rodzaju i skali wdrażanej instalacji, jednak nie powinien trwać krócej niż cztery tygodnie. Zapewnienie wsparcia w tym okresie generuje koszty po stronie wykonawcy, który musi zabezpieczyć odpowiedni zespół wsparcia, dlatego długość okresu stabilizacji ma swoje odzwierciedlenie w cenie wdrożenia.

Po zakończeniu okresu stabilizacji i stwierdzeniu usunięcia wszystkich zgłoszonych w tym okresie wad i usterek strony powinny przystąpić do odbioru końcowego systemu. Podpisanie protokołu odbioru końcowego przez zamawiającego powinno być uzależnione również od dostarczenia zamawiającemu dokumentacji powykonawczej, instrukcji korzystania z systemu dla personelu zamawiającego oraz spełnieniu innych warunków określonych przez strony w umowie.

Gwarancja na dostarczony system automatyki

Warunki gwarancji na dostarczone rozwiązania automatyki i robotyki, oferowane przez różnych dostawców, różnią się między sobą i często stanowią jeden z czynników decydujących o wyborze oferty. W interesie zamawiającego jest, aby wykonawca udzielił gwarancji na wykonane prace oraz wszystkie dostarczone materiały, elementy konstrukcyjne, urządzenia i oprogramowanie, a także aby warunki gwarancji były precyzyjnie uregulowane.

Udzielenie gwarancji na dostarczone elementy systemu, wykonane prace czy wdrożone oprogramowanie jest dobrowolne i uzależnione od woli dostawcy. Aby zapewnić zamawiającemu gwarancję usuwania wad czy usterek dostarczonego systemu, wykonawca powinien złożyć odpowiednie oświadczenie gwarancyjne, które określi obowiązki wykonawcy (gwaranta) i uprawnienia zamawiającego w takich przypadkach. Oświadczenie gwarancyjne jest zwykle częścią umowy, ale może również stanowić odrębny dokument gwarancyjny.

W warunkach udzielonej gwarancji należy zwrócić szczególną uwagę na wyłączenia odpowiedzialności wykonawcy z tytułu udzielonej gwarancji. Przypadki wyłączenia odpowiedzialności powinny być sformułowane precyzyjnie i nie mogą pozostawić wykonawcy swobody i dowolności w zakresie uchylenia się od odpowiedzialności z udzielonego zobowiązania gwarancyjnego. W praktyce dostawca nie odpowiada z tytułu gwarancji za usterki spowodowane korzystaniem z systemu niezgodnie z dokumentacją oraz w przypadku samodzielnej modyfikacji systemu przez zamawiającego. Dlatego istotne jest zabezpieczenie w umowie przekazania odpowiedniej dokumentacji przez wykonawcę, które obejmuje zasady korzystania i konserwacji wdrożonej automatyki, jak również dokonywanie wszelkich napraw lub modyfikacji systemu za zgodą wykonawcy (gwaranta). Gwarancja nie obejmuje zwykle usterek czy uszkodzeń wynikających z naturalnego zużycia instalacji.

Niezależnie od udzielonej gwarancji zamawiający może dochodzić swoich roszczeń z tytułu rękojmi. Odpowiedzialność dostawcy za wady (fizyczne lub prawne) dostarczonych elementów systemu wynika z przepisów prawa i nie jest uzależniona od woli dostawcy. Co istotne, kupujący może wykonywać uprawnienia z tytułu rękojmi za wady fizyczne rzeczy niezależnie od uprawnień wynikających z gwarancji, a wykonanie uprawnień z gwarancji nie wpływa na odpowiedzialność sprzedawcy z tytułu rękojmi. Trzeba jednak pamiętać, że odpowiedzialność z tytułu rękojmi w stosunkach między przedsiębiorcami można ograniczyć lub wyłączyć, z czego coraz częściej korzystają dostawcy. Dlatego istotne jest zabezpieczenie interesów zamawiającego w formie gwarancji oraz solidnej umowy serwisowej.

Z usług serwisowych zamawiający korzystają niezależnie od uzyskanej jakości gwarancji. Te dwie instytucje wiele różni. Przede wszystkim jest to odpłatność. Usługi serwisowe (wsparcia) są świadczone za odrębnym wynagrodzeniem, często nie małym, podczas gdy gwarancja jest zwykle uwzględniona w wynagrodzeniu za dostawę i uruchomienie systemu. Główna różnica – co bezpośrednio wynika z odpłatności – to zakres świadczeń zapewniany przez wykonawcę. Gwarancja obejmuje zwykle wąski zakres uprawnień dla zamawiającego, ograniczony do usuwania wad i usterek wynikających z przyczyn leżących po stronie systemu. Zakres świadczeń w przypadku serwisu jest praktycznie nieograniczony i zależy wyłącznie od uzgodnień stron.

Serwis systemu

Każda przerwa w pracy instalacji lub jej elementów powoduje realne straty dla przedsiębiorstwa, które trudno oszacować. Aby zapewnić stałą gotowość specjalistów wykonawcy oraz szybki czas reakcji i naprawy instalacji, a także gwarantowany poziom dostępności systemu, konieczne jest skorzystanie przez zamawiającego z usług wsparcia wykonawcy. Zakres oraz warunki świadczenia usług serwisu możemy uregulować w umowie wdrożeniowej lub w odrębnej umowie serwisowej. Ramowe warunki świadczenia usług wsparcia dostawca przedstawia zwykle w ofercie na wdrożenie systemu i są one często czynnikiem, który decyduje o wyborze wykonawcy – tego, który oferuje najlepsze warunki wsparcia po zakończonym wdrożeniu.

Zakres usług wsparcia oferowany przez dostawców jest bardzo szeroki, począwszy od monitorowania systemu i usuwania błędów, przez przeglądy serwisowe systemu i robotów, po zapewnienie części zamiennych czy zapewnienie odpowiedniego zespołu specjalistów na potrzeby zamawiającego.

Umowa serwisowa jest niezwykle istotna z punktu widzenia zamawiającego. Prawidłowe utrzymanie i konserwacja wdrożonego rozwiązania może zapewnić jego sprawność oraz wydajność. Umowa powinna przede wszystkim precyzyjnie określić zakres usług świadczonych przez wykonawcę w ramach ustalonego wynagrodzenia, ale również poziom świadczenia usług wsparcia, w tym czasy reakcji, czasy wykonania napraw czy zastosowania tymczasowego obejścia. Jedyną formą egzekucji ustalonych w umowie czasów wsparcia przez zamawiającego są odpowiednio uregulowane kary umowne za zwłokę.

Podsumowanie

Postanowienia umowne dotyczące odbiorów i gwarancji czy świadczenia usług wsparcia po zakończonym wdrożeniu nie należą do tzw. essentialia negotii umów, czyli podstawowych kwestii związanych z realizacją kontraktu, jednak prawidłowe uregulowanie tych zagadnień daje pewność właściwej realizacji projektu wdrożenia i uniknięcia potencjalnych sporów.

Artykuł ukazał się na stronach 58 – 60 w Miesięczniku Automatyka, wydanie 6/2021. – https://automatykaonline.pl/Automatyka/Roczniki/2021/6-2021