Event Management – chwal się zrealizowanymi projektami!

Każdy z podmiotów istniejących na rynku powinien funkcjonować według wypracowanej strategii biznesowej. Jednym z jej nieodłącznych elementów są aktywności public relations. Ich celem jest realizacja zewnętrznej komunikacji oraz budowanie relacji z klientami, partnerami biznesowymi, mediami czy influencerami. W tego typu działaniach coraz częściej wykorzystuje się eventy, których organizacja zlecana jest wyspecjalizowanym agencjom.   

Sposobów reklamowania konkretnych produktów od zawsze było wiele. Rozpoczęło się od nawoływań handlarzy na targowiskach. Później pojawiły się reklamy prasowe, a następnie te emitowane w telewizji. Z biegiem lat sposoby te uzupełnione zostały o działania prowadzone w internecie. Wszechobecność atakujących treści wmawiających konsumentom, że potrzebują czegoś nowego z czasem wywołała wśród nich tzw. „ślepotę banerową” (z ang. banner blindness). Polega ona na ignorowaniu wszystkich treści przypominających reklamy. Dziś klienci skupiają się na tym, aby przeżywać i doświadczać, bo nabycie dóbr przestało już być dla nich wyjątkowe. Dlatego na popularności zyskują wydarzenia połączone z promocją brandu. Stwarzają okazję do nawiązywania nowych znajomości, a także – co najważniejsze – empirycznego poznawania marki. Tutaj pojawia się potrzeba event managementu – planowania, zarządzania i koordynacji wydarzeń, a także realizacji za ich pośrednictwem strategii marketingowej danej marki. Strategia, poprzez swoje działania, musi trafiać do wymagających, potencjalnych klientów. Można zatem postawić na spotkanie biznesowe, imprezę artystyczna czy wydarzenie sportowe. Forma przeprowadzenia event marketingu jest dowolna. Na pierwszym planie obecny jest jego cel, czyli przede wszystkim wzrost rozpoznawalności marki, praca nad lojalnością klientów czy wprowadzenie na rynek nowej oferty.

Zawieraj poprawnie skonstruowane umowy

To od treści umowy na organizację eventu zależą późniejsze możliwości działania stron ją zwierających. Omawiany kontrakt reguluje specyficzny przedmiot, jakim jest organizacja i przeprowadzenie wydarzenia. Niemożliwym jest stworzenie uniwersalnego wzoru, bowiem konieczne jest każdorazowe przeprowadzenie analizy celów stron zawierających umowę. Od tego, w głównej mierze, zależy końcowa wersja dokumentu. Podstawowymi kwestiami, o których muszą pamiętać strony umowy są: zawarcie jej w formie pisemnej, szczegółowe wskazanie przedmiotu oraz praw i obowiązków stron, dokładne określenie ram czasowych wydarzenia oraz terminów przewidzianych na realizację jego poszczególnych etapów, wartość przedmiotu umowy (jej płatność powinna zostać podzielona na co najmniej dwie transze – zadatek oraz pozostałą należność), uwzględnienie kar umownych, uzupełnienie treści o klauzulę o zachowaniu poufności, a także określenie działań w przypadku zaistnienia sytuacji nieprzewidzianych (np. odwołanie, bądź zmiana terminu imprezy). Zależnie od – każdorazowo analizowanych – zamiaru stron, przedmiotu umowy i sposobu jej wykonania, koniecznym może okazać się wzbogacanie dokumentu o kolejne postanowienia. Jako przykład podać można kwestię praw autorskich. Ich uregulowanie może okazać się niezbędne w przypadku, kiedy podczas eventu występować będą gwiazdy.

Buduj portfolio

Wiadomym jest, że każdy podmiot wykonujący twórczą pracę chce móc pochwalić się jej efektami, gdyż może się to realnie przyczynić do nawiązania z nim kolejnej współpracy. W takim przypadku niezbędnym jest, aby w treści zawieranej umowy znalazło się również odniesienie do publikowania reportaży z konkretnego wydarzenia. Należy jasno określić w jakiej formie i gdzie firma eventowa będzie mogła udostępniać ewentualne materiały. Zdjęcia (a czasem również video) pojawiają się np. na jej stronie internetowej w zakładce portfolio. Dzięki temu agencja posiada dokumentację z wykonanych zleceń w jednym miejscu. To duże ułatwienie zarówno dla niej, jak i dla klientów, w procesie dalszych zleceń i komunikacji. Może także zdarzyć się, że podmiot zlecający przygotowanie i przeprowadzenie imprezy będzie chciał, aby firma eventowa uczestniczyła w jego promowaniu. Jednak rodzaj takich działań i ich przeprowadzenie również muszą zostać uwzględnione w umowie. Firma eventowa nie może prowadzić żadnych marketingowych aktywności w stosunku do przygotowywanego przez nią wydarzenia na tzw. „własną rękę”. To podmiot zlecający decyduje o promocji.

Fotografuj i nagrywaj

Budowanie portfolio przez firmę eventową – choć bardzo potrzebne i ułatwiajcie dalszą działalność – związane jest z wykonywaniem zdjęć, bądź filmów, a co za tym idzie – wykorzystaniem wizerunku utrwalonych na takich materiałach osób. Ludzie są przecież ważną (jeśli nie najważniejszą) częścią każdej imprezy. Na potrzeby niniejszego artykułu, przyjmijmy, że za reportaż z konkretnego wydarzenia także odpowiada firma eventowa (gdyby zlecała to podwykonawcy – profesjonalnemu fotografowi oraz kamerzyście – konieczne byłoby zawarcie z nimi umów, a także uwzględnienie odpowiedniego postanowienia w kontrakcie z głównym zleceniodawcą). Wizerunek jest jednym z podstawowych dóbr osobistych, którego ochrona zagwarantowana jest przez przepisy art. 23 Kodeksu cywilnego oraz art. 81 Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Rozpowszechnianie wizerunku może nastąpić jedynie po uzyskaniu zezwolenia osoby, której wizerunek został utrwalony na zdjęciu/wideo.

Utrwalaj i rozpowszechniaj wizerunek

Odnosząc się do organizacji i realizacji eventów, raczej nie znajdą zastosowania wyjątki, w których nie trzeba mieć zgody na rozpowszechnianie wizerunku osobistego. Pierwszy z nich odnosi się do sytuacji, w której osoba dostała zapłatę za pozowanie. Druga sytuacja, to persona powszechnie znana, której wizerunek został utrwalony w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, politycznych bądź zawodowych. Powyższe dotyczy także osoby, która stanowi jedynie szczegół całości, np. biorąc udział w imprezie masowej. W przypadku realizacji eventów problemowym (lub wręcz niemożliwym) będzie każdorazowe zawieranie zgody na utrwalanie i rozpowszechnienie wizerunku osób fotografowanych w czasie wydarzenia. Rozwiązaniem może być rozsyłanie odpowiednio wcześniej mailingu do osób, które potwierdziły udział w imprezie. Rodzi to jednak dodatkowy problem związany z danymi osobowymi tychże. To zleceniodawca imprezy musiałby wykonać mailing, bowiem – jako administrator – nie może udostępniać list mailingowych podmiotom nieupoważnionym w rozumieniu Ustawy o ochronie danych osobowych. Zasadnym rozwiązaniem będzie wykorzystanie możliwości udzielania przez osoby zgody na utrwalanie i rozpowszechnianie (w określonym zakresie) wizerunku osobistego w sposób dorozumiany. Najłatwiejsze jest to w przypadku imprez, na które zostają wysyłane zaproszenia, bądź też takich, na które wstęp mają jedynie osoby z biletem. Na dokumencie, z którym przychodzi gość powinna zostać umieszczona klauzula informująca, że przebieg wydarzenia będzie utrwalany, a następnie rozpowszechniany, poprzez, np. zamieszczanie zdjęć na stronie organizatora oraz agencji eventowej. Przyjście na takie wydarzenie równoznaczne będzie ze zgodą na utrwalanie oraz rozpowszechnianie wizerunku.

Przedstawiciele branży eventowej muszą mierzyć się z wieloma wyzwaniami, również prawnymi. Ważnym jest, aby nie zapomnieli, że tworząc profesjonalne przedsiębiorstwo, powinni działać wielotorowo. Z jednej strony należy prawidłowo konstruować umowy, a z drugiej – stwarzać możliwość prezentacji wykonanych projektów potencjalnym klientom.

Autorka: Katarzyna Jedynak, prawnik, aplikant rzecznikowski, LSW Leśnodorski, Ślusarek i Wspólnicy

Artykuł ukazał się w magazynie “Think MICE”. – https://www.thinkmice.pl/news/prawo/2524-event-management-chwal-sie-zrealizowanymi-projektami