Ten artykuł przybliża zarys głównych wyzwań prawnych, przed którymi staje podmiot zamierzający rozpocząć realizację projektu związanego z automatyzacją lub robotyzacją. W kolejnych przyjrzymy się dokładniej poszczególnym aspektom.

Wybór dostawcy i odbiór projektu

Pierwszym i podstawowym zadaniem stojącym przed firmą przygotowującą się do wdrożenia rozwiązań automatyki jest wyłonienie wykonawcy i porównanie różnych ofert. Zamawiający często nie potrafi opisać w zapytaniu ofertowym wszystkich parametrów systemu. Wie, jaki chciałby osiągnąć efekt, nie zawsze ma jednak wystarczającą wiedzę i doświadczenie, aby precyzyjnie opisać system. Nie ułatwia tego fakt, że istniejące na rynku rozwiązania funkcjonują nierzadko w oparciu o autorskie narzędzia, procesy i produkty. Warto też pamiętać, że nie tylko sama specyfika systemu i jego cena oraz harmonogram płatności powinny być kluczowymi zmiennymi do podjęcia decyzji.

W procesie wyboru wykonawcy należy wziąć pod uwagę wiele aspektów prawnych. Takie zmienne, jak zakres i długość gwarancji, zasady i ograniczenia odpowiedzialności, prawo do ingerencji w system, dostępność i warunki potencjalnego serwisu, zabezpieczenia finansowe wykonania umowy, moment przejścia własności i ryzyk z tym związanych, kwestia praw własności intelektualnej, często mogą decydować o tym, czy dany projekt zakończy się sukcesem czy porażką.

Polskie prawo przewiduje wiele możliwości zorganizowania procesu wyboru właściwego dostawcy (w tym artykule pomijamy podmioty publiczne, które muszą stosować się do prawa zamówień publicznych i obowiązujących w nich trybów). Prywatni zamawiający mają dość dużą swobodę przeprowadzenia postępowania – od zapytania ofertowego i przyjęcia złożonej oferty, przez przetarg cywilny czy aukcję, aż po negocjacje. Dobór właściwej formy będzie zależał w dużym stopniu od szczegółowego przedmiotu zamówienia, liczby działających na rynku dostawców i skomplikowania wdrożenia. Niemniej jednak to, na co należy zwrócić szczególną uwagę, to ocena całokształtu projektu (z uwzględnieniem warunków potencjalnej umowy) oraz transparentność procesu. Nie ma bowiem niczego złego w równoległym prowadzeniu rozmów i negocjowaniu umowy, aby dokładnie poznać dostępne warunki biznesowe, o ile wszyscy zainteresowani wiedzą o tym, jak wygląda proces i godzą się na to. W przeciwnym razie zamawiający może narazić się na zarzut prowadzenia negocjacji w złej wierze i ponieść z tego tytułu odpowiedzialność.

Niezwykle istotny jest również proces odbiorów i weryfikacji wykonania projektu – zarówno w środowisku testowym, jak i w fazie produkcyjnej (go live), a tym samym pełnego zintegrowania automatyki z dotychczasowymi procesami oraz usunięcia wykrytych błędów i usterek.

Ochrona danych osobowych

Podczas przygotowań do procesu wdrożenia automatyzacji niezbędne jest przeprowadzenie analizy dotyczącej danych osobowych. Niektóre procesy i wdrożenia, z uwagi na zakres oraz sposób ich realizacji i wykorzystane rozwiązania techniczne, nie będą wymagały przetwarzania danych osobowych. To jednak dość rzadka sytuacja. Obecnie większość procesów biznesowych wiąże się w ten czy inny sposób z ich przetwarzaniem. Jednocześnie trudno wyobrazić sobie wdrożenie związane z automatyzacją, które nie będzie mieć wpływu na przepływ i bezpieczeństwo danych wewnątrz organizacji. Zgodnie z wynikającymi z Rozporządzenia RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) zasadami „privacy by design” oraz „privacy by default” (zasada prywatności w ustawieniach domyślnych) kwestia wpływu wdrożenia analityki na ochronę danych osobowych powinna być brana pod uwagę i analizowana już na etapie planowania całego przedsięwzięcia.

Aspekty pracownicze

Robotyzacja i automatyzacja procesów wiąże się także z kwestiami zarządzania zasobami ludzkimi. Zdarza się, że oznacza redukcję zatrudnienia (która również wymaga prawnego zaplanowania i oceny, zwłaszcza w przypadku korzystania z różnych form wsparcia publicznego z tzw. tarcz antykryzysowych, wprowadzonych w czasie pandemii COVID-19) albo przekwalifikowania i przeszkolenia części zespołu. Szkolenia i wsparcie powdrożeniowe powinny być również istotnym elementem planowanych i przewidzianych umową elementów współpracy z wykonawcą.

Finansowanie i podatki

Wdrażanie rozwiązań z zakresu automatyzacji i robotyzacji może mieć istotne znaczenie dla sytuacji podatkowej zamawiającego. Planując tego typu inwestycje, warto rozważyć skorzystanie z przysługujących podatnikom ulg na działalność badawczo-rozwojową, co może w znacznym stopniu uatrakcyjnić ekonomicznie realizowane przedsięwzięcie. Z drugiej strony podatnicy muszą również pamiętać o prawidłowym rozpoznaniu ponoszonych wydatków w kosztach działalności (na gruncie podatków dochodowych). W przypadku należności transgranicznych nie wolno zapominać o zagadnieniach tzw. podatku u źródła, do którego pobrania i odprowadzenia zamawiający może być zobowiązany. Może mieć to istotne znaczenie dla płynności finansowej.

Podsumowanie

Ramy jednego artykułu nie pozwalają na szczegółowe odniesienie się do wszystkich zagadnień, a jedynie zarysowanie szerszego obrazu prawnych wyzwań przy wdrażaniu automatyzacji i robotyzacji. W kolejnych publikacjach zostaną one dokładniej omówione.

Artykuł ukazał się na stronie 54 i 55 w Miesięczniku Automatyka, wydanie 12/2020. – https://automatykaonline.pl/Automatyka/Roczniki/2020/12-2020

Facebook: https://www.facebook.com/miesiecznikautomatyka

LinkedIn: https://www.linkedin.com/showcase/miesi%C4%99cznik-automatyka/