Dokumentacja pracownicza a RODO

Od dnia 1 stycznia 2019 r. obowiązują nowe zasady dotyczące okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Warto przyjrzeć się tej nowelizacji także z punktu widzenia zasad ochrony danych osobowych, które od dnia 25 maja 2018 r. obowiązują na gruncie rozporządzenia RODO.

Zasady ochrony danych uregulowane w RODO mają zastosowanie zarówno do kontaktów biznesowych, kontaktów z klientami, czy do szeroko rozumianej aktywności internetowej przedsiębiorców. Nie należy jednak zapominać o konieczności stosowania tych zasad na „własnym podwórku”, czyli w ramach własnej organizacji, w stosunku do swoich pracowników. Ponieważ nowelizacja przepisów pracowniczych powoduje także pewne zmiany w obszarze angażującym pracownicze dane osobowe, warto przy tej okazji dokonać pierwszego powdrożeniowego przeglądu RODO – dokumentacji.

Przechowywanie danych przez administratora

Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych to jednocześnie doniosła zmiana w zakresie okresu przechowywania danych osobowych przez administratorów danych. Przechowywanie danych osobowych jest jedną z czynności przetwarzania, tj. „operacji wykonywanych na danych osobowych”, (zgodnie z art. 4 ust. 2 RODO), z którą to czynnością wiążą się skonkretyzowane w innych przepisach RODO obowiązki administratora danych.

• I tak, zgodnie z wyrażoną w art. 5 ust. 1 lit. e) RODO, zasadą „ograniczenia przechowywania”, dane mogą być przechowywane przez okres nie dłuższy, niż to jest niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane.
• Z kolei, zgodnie z art. 13 ust. 2 lit. a) RODO, w ramach obowiązku informacyjnego administrator zobowiązany jest wskazać osobie, której dane dotyczą „okres, przez który dane osobowe będą przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu”.
• Wreszcie zgodnie z art. 30 ust. 1 lit. f) RODO, w rejestrze czynności przetwarzania danych osobowych administrator zamieszcza (jeśli to możliwe) planowane terminy usunięcia poszczególnych kategorii danych.

Z 50 do 10 lat

O ile przed datą wejścia w życie znowelizowanych przepisów okres przechowywania dokumentacji pracowniczej był identyczny dla wszystkich pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę i wynosił 50 lat, o tyle po 1 stycznia 2019 r. okres archiwizacji dokumentacji pracowniczej podlega zróżnicowaniu, w zależności od daty zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy. Pisaliśmy o tym szerzej w poprzednim newsletterze (LINK). Co do zasady, wynosi on 10 lat (dla pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r.) albo nadal 50 lat (dla pracowników zatrudnionych przed tą datą). W stosunku do pracowników zatrudnionych przed 31 grudnia 2018 r. pracodawca może skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej do lat 10, dopełniając pozostałych ustawowych warunków, w szczególności obowiązków raportowych do ZUS.

Znowelizowane przepisy nie stwarzają możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat wobec pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. Jeśli zatem u danego pracodawcy pracują osoby zatrudnione przed 1 stycznia 1999 r., jak i zatrudnione później, tj. między 1 stycznia 1999 a 1 stycznia 2019 r., wówczas nawet przy skróceniu przez pracodawcę okresu przechowywania danych osobowych pracowników będzie on przetwarzał dane osobowe według dwóch reżimów czasowych (10 i 50 lat):

Akta pracownicze = dane osobowe

Z punktu widzenia administratorów danych, powyższe zmiany nie wiążą się z koniecznością dokonywania fundamentalnej aktualizacji wdrożonej do tej pory dokumentacji. Wraz z wejściem w życie wspomnianej nowelizacji warto jednak dokonać przeglądu dokumentacji RODO, pod kątem aktualności zawartych w niej informacji, tj. treści obowiązków informacyjnych kierowanych do pracowników zatrudnianych po 1 stycznia 2019 r. oraz skierowanych do pracowników zatrudnionych przed tą datą, jeśli pracodawca zamierza skrócić wobec nich okres archiwizacji dokumentacji pracowniczej. Wskazany podział okresów archiwizacji danych (przechowywania danych osobowych) powinien znaleźć odzwierciedlenie także w rejestrze czynności przetwarzania prowadzonym przez administratora danych.

Na koniec warto zauważyć c, że skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej to także znaczące skrócenie okresu utrzymywania wszelkich wymaganych przez RODO technicznych i organizacyjnych środków koniecznych dla zapewnienia bezpieczeństwa archiwizowanych danych. Ponadto, oznacza to także znacznie krótszy okres ekspozycji danych na wszelkie ewentualne ryzyka związane z ich obowiązkowym przetwarzaniem.