Formatowanie eventów

Organizacja eventów jest złożonym i wieloetapowym działaniem, a w przypadku dużej pomysłowości i oryginalności mogą się one stać czymś więcej niż tylko jednorazowym wydarzeniem.

Licencjonowanie gotowych i dopracowanych koncepcji eventów, które stały się popularne za granicą lub mają duże szanse odnieść sukces międzynarodowy sprawia, że ich organizatorzy i twórcy mogą liczyć na dodatkowe źródła dochodów dzięki licencjonowaniu ich na potrzeby nowych rynków, wzmacniając tym samym swoją markę i zwiększając ich wartość w przyszłości. Niniejszy artykuł ma na celu wskazanie możliwych strategii, którymi organizatorzy mogą się posłużyć, zapewniając sobie ochronę przed nieuczciwą konkurencją i zabezpieczyć swoją własność intelektualną.

Sposoby ochrony
Koncepcja eventu może zawierać szeroki wachlarz elementów, które mogą nawet nie być chronione same w sobie, ale połączone prowadzą do stworzenia oryginalnego dzieła, które może zostać objęte ochroną. „Sformatowanie” eventu, czyli wyróżnienie wszystkich jego charakterystycznych elementów, a następnie ich połączenie i usystematyzowanie jest tym co sprawia, że event staje się konstrukcją unikatową i na tyle wyróżniającą spośród innych wydarzeń, że event staje się dziełem. Do elementów eventu, które mogą stać się składową określonego formatu możemy zaliczyć te, które najłatwiej będzie objąć ochroną prawno-autorską: scenariusz, scenografię, multimedia i oświetlenie. Aby mogły być one jednak uznane za utwór, muszą mieć swój indywidualny i wyróżniający charakter. Oznacza to, że sam pomysł na wydarzenie, np. pokaz, który będzie przebiegał według z góry ustalonego scenariusza, w którym następują po sobie kolejne prezentacje produktów lub usług, przeplatane występami artystów czy ceremonią wręczenia nagród w konkursie talentów, nawet przy zamówionej specjalnie w tym celu muzyce i scenografii, nie daje organizatorowi żadnego monopolu na taką koncepcję. Trzeba mieć bowiem świadomość, iż niektóre rozwiązania są w sposób naturalny charakterystyczne dla danego gatunku, w związku z czym nie mogą być chronione prawem autorskim. Żaden twórca nie może mieć wyłącznych praw do wykorzystywania  tego rodzaju ogólnych scen w organizowanych przez siebie wydarzeniach.

Strategie ochrony
Jeżeli jednak zaplanowane przez nas wydarzenie posiada wszystkie elementy niezbędne do porwania tłumów i pokonania konkurencji, należy niezwłocznie przystąpić do opracowania strategii ochrony koncepcji wydarzenia i jej wdrożenia. Organizatorzy eventów powinni w pierwszej kolejności zadbać o to, by zbudować markę swojego wydarzenia poprzez rejestrację znaków towarowych w wielu jurysdykcjach dla nazwy swojego eventu i innych wyróżniających się fraz, które reklamują lub są charakterystyczne dla danego wydarzenia. Jednocześnie należy pamiętać o zabezpieczeniu know-how dotyczącego eventu i jego produkcji, pamiętając o podpisywaniu umów o zachowaniu poufności (NDA), udostępniając informacje na zasadzie need-to-know również w stosunku do podwykonawców.  Organizatorzy eventów mogą również korzystać z dodatkowej ochrony za pomocą zawieranych umów, które możliwie szeroko powinny opisywać relacje stron, zapewniając wyłączność w udziale przy realizowaniu kolejnych edycji. Może to dotyczyć zarówno artystów, performerów, jak również sponsorów i partnerów wydarzenia. Organizatorzy powinni również zadbać o zapewnienie w umowach zakazów konkurencji, aby uniemożliwić przejmowanie przez konkurentów osób cennych z punktu widzenia realizowanego wydarzenia.

Biblijne wydarzenie
Na gruncie branży eventowej cennym rozwiązaniem będzie również zebranie wszystkich informacji dotyczących koncepcji wydarzenia w tzw. biblii formatu, która będzie wspierać ochronę na dwa sposoby. Po pierwsze, będzie to cenny zasób dla potencjalnych licencjobiorców zainteresowanych nabyciem prawa do korzystania z formatu wydarzenia, a także sposób na zniechęcenie potencjalnych twórców do kopiowania naszych rozwiązań. Dlatego biblia formatu powinna być tworzona już na pierwszym etapie organizacji. Po drugie, w przypadku konieczności podjęcia działań prawnych, może ona służyć jako dowód kreatywności i oryginalności naszej koncepcji. Można wykorzystać ją jako kluczowy element argumentacji, że stworzona przez nas koncepcja eventu powinna być chroniona prawem autorskim jako twórczy i oryginalny utwór. Realizując powyższe założenia ochrony warto zasięgnąć rady doświadczonych doradców, aby opracować aktywne strategie ochrony cennej własności intelektualnej.

Artykuł ukazał się w magazynie “Think MICE”.