Jak skutecznie przełożyć imprezę na późniejszy termin?

Dzień 4 marca 2020 r. branża MICE zapamięta na długo. To właśnie wtedy w Polsce rozpoczęła się fala zachorowań na COVID-19. Wraz z ogłoszeniem – 20 marca ub.r. – stanu epidemii, rząd wprowadził restrykcyjne ograniczenia, w tym w zakresie gromadzenia się ludności.

Co oczywiste wiązało się to m.in. z zakazem organizowania eventów, konferencji, wydarzeń kulturalnych czy sportowych. Z dnia na dzień branża MICE musiała zmierzyć się z nową rzeczywistością, tj. z globalnym problemem odwoływania zaplanowanych imprez. Okoliczność ta wiąże się z ogromnymi stratami finansowymi – nie tylko dla branży, ale i całej gospodarki. Wartość sektora spotkań na polskim rynku szacuje się bowiem na ok. 3 mld zł.

Pandemia jako siła wyższa

Odwołanie eventu wiąże się z wieloma problemami prawnymi. Kluczową rolę w tym zakresie odgrywają postanowienia umów na organizację danego wydarzenia. Wszelkie zapisy o możliwości odwołania eventu, czy jego przeniesienia, powinny znaleźć się w umowie zawartej z agencją eventową. Pozwoli to ustalić, jakie są tego konsekwencje dla każdej ze stron, także finansowe. Niestety, z doświadczenia wiemy, że nie każda relacja biznesowa oparta jest o wyczerpujące postanowienia umów, które w sposób jasny przewidują postępowanie na wypadek zaistniałej potrzeby odwołania eventu lub zmiany jego terminu. W takiej sytuacji musimy sięgnąć do podstawowych zasad dotyczących regulacji stosunków zobowiązaniowych znajdujących się w Kodeksie cywilnym.

W tym zakresie należy zwrócić uwagę na kilka kwestii. Co do zasady, za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy strona, która zawiniła w tej mierze, będzie ponosić odpowiedzialność cywilną wynikającą z umowy lub z art. 471 i nas. Kodeksu cywilnego. Wyjątkiem są sytuacje, na które dłużnik (w tym wypadku organizator wydarzenia) nie ma wpływu. Wśród nich wymienić można tzw. „siłę wyższą”, czyli zdarzenie charakteryzujące się trzema cechami: zewnętrznością, niemożliwością jego przewidzenia oraz niemożliwością zapobieżenia jego skutkom. Wystąpienie siły wyższej nie prowadzi do wygaśnięcia, rozwiązania, wypowiedzenia czy nieważności umowy (chyba że strony postanowią inaczej). Pomimo chwilowych przeszkód, wykonanie umowy jest wciąż możliwe. Niewątpliwie pandemia może być kwalifikowana w kategorii „siły wyższej”.

Aby można było mówić o skutecznym zwolnieniu się od odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy w zakresie organizacji eventu na skutek zaistnienia tzw. „siły wyższej”, muszą być spełnione wszystkie przesłanki. W przypadku powoływania się na siłę wyższą trzeba każdorazowo wykazać, że to właśnie jej wystąpienie uniemożliwiło wykonanie zobowiązania.

Strony często w sposób precyzyjny opisują w umowach okoliczności, które będą uważać za siłę wyższą. Dzięki temu da się uniknąć sporów. W przypadku, gdy w umowie nie znajdują się zapisy o epidemii czy pandemii, strona może mieć problem z wyłączeniem swojej odpowiedzialności. Finalnie to sąd zdecyduje, czy ich wystąpienie można uznać za siłę wyższą.

Zadatek oraz zaliczka

W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na zapisy w umowie, regulujące kwestię związaną z dokonaniem ewentualnej przedpłaty na poczet świadczonych przez agencję usług. W tym zakresie trzeba odróżnić zaliczkę od zadatku. W praktyce te dwie formy są ze sobą mylone – warto zapoznać się z ich definicją i konsekwencjami, w przypadku, kiedy umowa nie dojdzie do skutku. Zaliczka nie została uregulowana wprost w Kodeksie cywilnym, tak jak zadatek. Jej zwrot będą określały pośrednio przepisy odnoszące się do umów wzajemnych.

Odnośnie zadatku – Kodeks cywilny przewiduje, że w przypadku, gdy niewykonanie umowy nastąpiło wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności albo za które ponoszą odpowiedzialność obie strony, zadatek powinien być zwrócony, a obowiązek zapłaty sumy dwukrotnie wyższej odpada. Jest to odstępstwo od ogólnej zasady zwrotu zadatku w podwójnej wysokości. W przypadku niewykonania umowy w związku z wystąpieniem stanu epidemii, w wyniku którego zostały wprowadzane restrykcje sanitarne w zakresie organizacji eventów, wpłacony przez klienta zadatek powinien zostać zwrócony.

W przypadku zaliczki, jak wyżej wspomniano, Kodeks cywilny nie przewiduje w tym zakresie zero-jedynkowej regulacji. Jednakże, biorąc pod uwagę okoliczność wystąpienia siły wyższej spowodowanej epidemią, zaliczka powinna zostać zwrócona klientowi w związku z wystąpieniem niezawinionej niemożliwości świadczenia po stronie agencji. W tym zakresie istotne jest to, iż zwracając zaliczkę, można odliczyć od niej koszty, które zostały poniesione w związku z realizacją umowy.

Oczywiście, analizowane przepisy dotyczące zadatku i zaliczki mają zastosowanie w takim zakresie, jeśli strony w umowie nie postanowiły inaczej. Przedsiębiorcy mają prawo w sposób dowolny kształtować przepisy w zakresie sytuacji, w jakich dochodzi do zatrzymania zaliczki bądź rezygnacji żądania zwrotu zadatku w podwójnej wysokości (w granicy prawa).

Poniesione koszty

Co zrobić, gdy poniesiono już pewne koszty związane z organizacją eventu, który nagle został odwołany, a brak jest stosownych zapisów w tym zakresie w umowie z klientem?

W takim wypadku musimy wziąć pod  uwagę kilka scenariuszy.

1. Odwołanie imprezy przez wojewodę. Mamy tu do czynienia z decyzją administracyjną, która uniemożliwia realizację umowy. Jeśli agencja eventowa poniosła do czasu rozwiązania umowy jakieś nakłady, to powinny one zostać jej zwrócone. W tym przypadku zachodzi sytuacja, której nie można było przewidzieć. Powstaje więc ryzyko, które powinno obciążać obydwie strony kontraktu. Zleceniodawca zobowiązany jest zwrócić nakłady poniesione przez zleceniobiorcę. Niestety, w takim przypadku agencja nie ma podstawy do tego, aby domagać się utraconych korzyści.

2. Nie została wydana decyzja administracyjna odwołująca imprezę, ale jej organizator uznał, że mimo wszystko nie powinna się ona odbyć Agencja, co do zasady, mogłaby domagać się nie tylko zwrotu poniesionych nakładów, lecz także utraconych korzyści. Jednakże należy mieć na uwadze, że każdy przypadek trzeba rozpatrywać indywidualnie i finalna ocena pozostaje w gestii sądu.

3. Zamówienia publiczne. W tym wypadku, to zamawiający znajduje się w lepszej sytuacji – o ile w umowie nie postanowiono inaczej. Jak wynika z art. 145 Prawa zamówień publicznych „w razie zaistnienia istotnej zmiany powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub dalsze wykonywanie umowy może zagrozić istotnemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu, zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o tych okolicznościach”. Warto podkreślić, że jeżeli jakaś część umowy została zrealizowana, zwrot pieniędzy za tę część się nie należy.

Dialog to podstawa

Pandemia to niewątpliwe jedna z nadzwyczajnych okoliczności, którą można uzasadnić odwołanie terminu wydarzenia. Całkowite odwołanie imprezy powinno być jednak ostatecznością. Należy pamiętać, iż nawet pomimo braku odpowiednich regulacji, strony zawsze mają możliwość porozumienia się co do samodzielnego modyfikowania treści wiążącej ich umowy. Dlatego też, aby nie stracić wpłaconych zaliczek najlepszym rozwiązaniem powinno być, nie odwołanie eventu z powodu pandemii, ale przełożenie go na inny termin. Alternatywą może być też próba wynegocjowania warunków odstąpienia od umowy i wzajemne rozliczenie poniesionych dotychczas kosztów.

Artykuł ukazał się w magazynie Think Mice –https://thinkmice.pl/news/prawo/2956-jak-skutecznie-przelozyc-impreze-na-pozniejszy-termin

Autorka: Hanna Marcinkiewicz– adwokat, praktyka własności intelektualnej