Koszty pandemii: Jak rozliczyć wydatki na organizację eventu, który się nie odbył?

Pandemia jako siła wyższa nie pozwala swobodnie zrezygnować z wykonania każdej usługi czy dzieła przyjętych do realizacji przed wybuchem pandemii. Będzie to możliwe jedynie wówczas, kiedy między brakiem możliwości wykonania zamówienia a siłą wyższą istnieje ścisły związek, a strony umowy pomimo wykazania się najwyższą starannością w celu zminimalizowania skutków siły wyższej, nie są w stanie jej pokonać.

Temat COVID-19 jako siły wyższej,  która zwalnia kontrahenta z odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną drugiej stronie umowy z powodu niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, jest aktualnie mocno eksploatowany we wszystkich mediach. Trzeba jednak uważać, bo nie w każdym przypadku takie wyłączenie  odpowiedzialności znajdzie zastosowanie.

Siła wyższa nie zawsze  pozwoli na wycofanie  się ze zobowiązań

Tytułem przykładu, wydanie przez Ministra Zdrowia 20 marca 2020 r. Rozporządzenia w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii obiektywnie i do odwołania uniemożliwia organizację jakichkolwiek eventów. Siła wyższa – jako czynnik zewnętrzny, nie do przewidzenia i którego skutkom nie dało się zapobiec – nie pozwala wobec tego agencjom eventowym na wywiązanie się ze swoich zobowiązań wobec kontrahentów.  Z drugiej natomiast strony, sprzedaż towarów – nawet na rzecz podmiotów dotkniętych zakazem prowadzenia działalności – jest nadal możliwa, a więc, o ile dostawca nie napotka przeszkody w postaci ogłoszonej wobec danego terytorium lub jego przedsiębiorstwa kwarantanny, nie będzie mógł swobodnie zrezygnować z wykonania zlecenia bez ryzykowania odpowiedzialnością odszkodowawczą na rzecz zleceniodawcy.

Kiedy umowę trzeba  wykonać, pozostają renegocjacje

Jeżeli sytuacja związana z pandemią co prawda nie uniemożliwia, ale bardzo utrudnia jednej ze stron wykonanie umowy, dobrym pomysłem będzie próba renegocjacji zawartego kontraktu w oparciu o klauzulę nadzwyczajnej zmiany stosunków (rebus sic stantibus). Art. 357 [1] Kodeksu cywilnego, z którego owa klauzula się wywodzi, daje bowiem zobowiązanemu podstawę do wystąpienia do sądu z żądaniem wprowadzenia zmiany do wiążącej strony umowy, jeżeli tylko „z powodu nadzwyczajnej zmiany stosunków spełnienie świadczenia byłoby połączone z nadmiernymi trudnościami albo groziłoby jednej ze stron rażącą stratą, czego strony nie przewidywały przy zawarciu umowy”. Skoro więc możliwe byłoby skorzystanie przez zobowiązanego z drogi sądowej, pojawia się argument do negocjacji z kontrahentem. Mogą one dotyczyć zarówno sposobu, w tym daty wykonania świadczenia, jak i skutkować wzrostem wynagrodzenia – na przykład z powodu wzrostu kosztów działalności w warunkach pandemii. W braku uzasadnienia dla powołania się na klauzulę nadzwyczajnej zmiany stosunków i jeżeli to nie obiektywne czynniki  zewnętrzne zadecydowały o niewykonaniu usługi bądź dzieła, a dobrowolna decyzja, przedsiębiorca odmawiający wykonania umowy ryzykuje odpowiedzialnością odszkodowawczą za niewykonanie bądź nienależyte wykonanie zobowiązania. Odpowie- dzialność tę w Kodeksie cywilnym reguluje art. 471 i następne.

Jakie są skutki  zadziałania siły wyższej?

Konsekwencje braku możliwości wykonania zamówienia z powodu okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności żadna ze stron, bardzo często reguluje zawarta umowa (lub regulamin eventu), określając dokładne skutki takiej sytuacji dla zamawiającego i wykonawcy, w tym zasady wzajemnych rozliczeń. Napotykając przeszkodę, w pierwszej kolejności przedsiębiorcy powinni dokładnie zapoznać się z umową i ustalonymi w niej zasadami postępowania. W wielu przypadkach okaże się, że to, czy i ile należy się wykonawcy za dotychczasowy wysiłek i wydatki na rzecz przygotowania eventu, wynika wprost z treści umowy. Jest to rozwiązanie idealne i przy zawieraniu nowych umów w realiach szalejącej pandemii strony kontraktu powinny zadbać o to, by wprowadzić do treści umowy konkretne regulacje szczegółowo określające skutki gospodarcze na wypadek niemożliwości świadczenia. Umowa powinna być dostosowana do warunków ubezpieczenia wykonawcy, jeżeli takowe posiada. Pozwoli mu to ocenić, na jaki poziom ryzyka przy przyjęciu i realizacji zamówienia w niepewnych warunkach stanu epidemiologicznego może on sobie pozwolić.

Co można zrobić,  jeśli umowa nie daje  odpowiedzi?

Jeżeli umowa nie reguluje relacji stron na wypadek siły wyższej, jaką jest epidemia, zastosowanie znajdą przepisy Kodeksu cywilnego, w szczególności art. 495 § 1. Najistotniejszym problemem dla branży MICE w takiej sytuacji jest rozstrzygnięcie, kto powinien pokryć dotychczas poniesione przez wykonawcę (agencję) koszty przygotowania imprezy, jeżeli zamówiony przez klienta event z przyczyn obiektywnych nie może się odbyć. Wypada tu zaznaczyć, że koszty wykonania zamówienia w większości przypadków stanowią część składową wynagrodzenia agencji i w taki sposób zostały potraktowane w niniejszym artykule. Z przepisów wynika, że jeżeli świadczenie jednej ze stron stało się niemożliwe z powodu okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności, zobowiązania obu stron wygasają. Oznacza to, że strony nie mogą wzajemnie zażądać od siebie ani wykonania usługi lub dzieła, ani zapłaty wynagrodzenia za usługę lub dzieło. Jeżeli jednak jakaś część świadczenia została już przekazana kontrahentowi, powinna ona zostać zwrócona na podstawie przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu. Co to oznacza i jak się to ma do kosztów poniesionych przez agencję na organizację eventu dla klienta? Jeżeli przed wystąpieniem przeszkody w realizacji umowy klient wypłacił agencji część wynagrodzenia, a agencja tę część wynagrodzenia spożytkowała na koszty  zewnętrzne przygotowania eventu (np. rezerwację lokalizacji, wynagrodzenia dla  podwykonawców), to nie będzie zobowiązana do zwrotu tych środków na rzecz klienta. Odwrotna sytuacja jest nieco bardziej problematyczna i w świetle aktualnego orzecznictwa nie została dotychczas jednoznacznie rozstrzygnięta. Na gruncie przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu w Kodeksie cywilnym (art. 405 i następne) prawidłową wydaje się interpretacja, że jeżeli agencja nie otrzymała jeszcze jakiegokolwiek wynagrodzenia, a koszty zewnętrzne już poniosła, bo siła wyższa „zastała ją” w trakcie zgodnego z wytycznymi klienta wykonywania umowy, to klient powinien zrekompensować agencji te wydatki. Ich poniesienie stanowiło bowiem rodzaj świadczenia na rzecz klienta, bez którego wywiązanie się przez agencję ze zobowiązania nie byłoby możliwe.

O co należy zadbać?

W sporze o zasady rozliczenia między stronami kosztów realizacji zamówionego wydarzenia, do którego nie dojdzie z powodu pandemii, pierwszorzędne znaczenie będzie miało wykazanie przez agencję, że od momentu pojawienia się pierwszych problemów z wykonaniem umowy podjęła wszelkie możliwe kroki, by realizacja eventu była w nowych warunkach możliwa, a kiedy stało się jasne, że do tego nie dojdzie, działała z należytą starannością w celu zminimalizowania kosztów odwołania wydarzenia – a tym samym zminimalizowania ryzyka gospodarczego, które obciąża klienta.  Rozsądnym rozwiązaniem w obecnych warunkach, i to nie tylko wtedy, kiedy świadczenie stało się trwale niemożliwe do wykonania, jest dokumentowanie wszelkiej korespondencji z podwykonawcami  służącej m.in. renegocjacjom ceny za dotychczas wykonywane świadczenia, które uległy przerwaniu, czy też zmianom terminów świadczenia (o ile klient jest tym zainteresowany). Warto zadbać również o to, aby oficjalne rozmowy z klientami, dotyczące sposobów realizacji umowy znalazły odzwierciedlenie co najmniej w formie mailowej. Mogą w przyszłości posłużyć jako dowód profesjonalizmu i działania w najlepszym interesie zamawiającego.

[1] Źródło: www.dziennikustaw.gov.pl/D2020000049101.pdf

Autorka: Katarzyna Lejman, adwokat, zespół prawa własności intelektualnej.

Artykuł ukazał się w magazynie “Think MICE”.