Na co zwracać uwagę podpisując umowę najmu obiektu?

Umowa najmu obiektu na organizację eventu to jeden z ważniejszych dokumentów, który powinien zabezpieczać organizatora wydarzeń. Szczególnie w dobie pandemii wywołanej koronawirusem SARS-CoV-2, ale nie tylko.

Bez względu na okoliczności, odpowiednio skonstruowana umowa najmu obiektu i zawarte w niej postanowienia powinny nie tylko chronić organizatora w przypadku konieczności zmiany terminu wydarzenia, ale przede wszystkim zagwarantować mu odpowiednie przeprowadzenie planowanego eventu.

Umowy warto negocjować

„Umowę zawiera się na złe czasy” – dobrze, aby to hasło przyświecało wszystkim podmiotom, które zawierają umowę najmu obiektu, w celu realizacji jakiegokolwiek rodzaju wydarzenia. Każdy organizator eventu przed zawarciem umowy powinien wyobrazić sobie wszystkie potencjalne punkty sporne, aby jeszcze przed podpisaniem ostatecznej wersji takiego dokumentu ustalić z wynajmującym procedurę działania na wypadek wystąpienia ewentualnych problemów.

Organizatorzy, chcąc wynająć miejsce na organizację planowanego przez nich wydarzenia, najczęściej spotykają się z propozycją podpisania umowy najmu, która jest już przygotowana przez wynajmującego. Takie zjawisko jest popularne w szczególności w przypadku wynajmu przestrzeni w hotelach, restauracjach lub innych popularnych miejscach na organizację spotkań (centra konferencyjne, unikalne venues etc.). Jak nietrudno się domyślić propozycje tego typu umów najmu są z reguły skonstruowane w taki sposób, aby odpowiednio skutecznie chroniły właścicieli obiektów, nie zapewniając jednak właściwej ochrony najemcom – czyli organizatorom eventów.

Zawarcie umowy w oparciu o wzór przedstawiony przez wynajmującego jest jak najbardziej akceptowalnym rozwiązaniem, jednak tylko pod warunkiem, że organizator eventu zapozna się uważnie z takim
dokumentem, właśnie pod kątem ochrony swoich interesów. W przypadku kiedy postanowienia umowy nie chronią najemcy w wystarczający sposób, warto przedstawiać, a potem negocjować własne propozycje zmian do umowy.

Zakres umowy i cena usługi

Niezależnie od obecnej sytuacji rynkowej, organizator wydarzenia powinien szczególną wagę przykładać do opisu zakresu usługi, jaką ma zapewnić wynajmujący. Należy pamiętać, że wszystkie istotne elementy usługi uzgadniane przed zawarciem umowy w sposób ustny, telefonicznie lub e-mailowo, powinny stanowić część umowy. Z punktu widzenia organizatora eventu, kluczowe znaczenie ma także opis ceny usługi oraz termin jej płatności. Należy zwrócić szczególną uwagę czy cena została określona jako stała, ryczałtowa stawka, czy też może zależna jest od liczby osób, które wezmą udział w danym wydarzeniu.

Ponadto, warto zwrócić także uwagę na to czy wynajmujący zobowiązał organizatora eventu do zapłaty zaliczki, czy też może zadatku. To dość istotna różnica. Zaliczka podlega bowiem zwrotowi w przypadku, gdy umowa z różnych powodów nie dojdzie do skutku – niezależnie od tego, która ze stron zawiniła. Zadatek natomiast ma to znaczenie, że:
■ w przypadku odstąpienia od umowy z winy wynajmującego, zadatek zapłacony przez najemcę, powinien zostać zwrócony najemcy (w tym przypadku organizatorowi eventu) w podwójnej wysokości;
■ w przypadku odstąpienia od umowy z winy najemcy (organizatora eventu), zadatek przepada na rzecz wynajmującego.

Procedura zmian umowy

W dobie pandemii wywołanej koronawirusem SARS-CoV-2 szczególnie istotnym elementem w umowach najmu stała się – z oczywistych względów – procedura zmiany umowy. Organizator wydarzenia, w obecnej sytuacji rynkowej, w dniu zawierania umowy najmu obiektu nie może mieć bowiem praktycznie żadnej pewności czy organizowane przez niego wydarzenie odbędzie się w zakładanym kształcie lub terminie oraz czy w ogóle dojdzie do skutku (zarówno ze względu na decyzje podejmowane przez klientów, ale także obiektywne ograniczenia i trudne do przewidzenia restrykcje rządowe). Dlatego z uwagi na możliwe nieprzewidziane sytuacje, strony powinny przewidzieć procedurę zmiany terminu wydarzenia, zmiany liczby osób biorących w nim udział czy też – co często jest konsekwencją mniejszej niż pierwotnie zakładano frekwencji – zmniejszenia powierzchni najmu.

Obowiązki informacyjne stron

Niezwykle istotne w umowach najmu obiektu w związku z organizowanym w nim wydarzeniem jest również wyznaczenie odpowiednich osób do bieżącego kontaktu we wszystkich sprawach dotyczących realizacji umowy. Osoby te powinny mieć prawo do składania oświadczeń woli w imieniu stron, np. prawo do wyrażenia zgody na zmianę terminu planowanego wydarzenia. Ważne jest także zobowiązanie obu stron do bieżącego informowania siebie nawzajem o sytuacjach, które mogą utrudnić lub całkowicie uniemożliwić realizację umowy. Przykładowo, gdyby na terenie hotelu, w którym ma odbyć się event, wykryto przypadek zakażenia COVID-19, najemca (organizator eventu) powinien zostać niezwłocznie poinformowany o tym fakcie oraz środkach podjętych w celu niwelacji ewentualnego zagrożenia.

Zalecenia związane z COVID-19

Wynajmujący obiekt powinien także złożyć oświadczenia dotyczące wykonania usług zgodnie z zaleceniami dotyczącymi przeciwdziałania chorobie COVID-19, jak również – na każde żądanie organizatora eventu – powinien przedstawić przyjętą procedurę działania w tym zakresie. Z punktu widzenia organizatora wydarzenia ważne jest także to, żeby obiekt posiadał procedurę w przypadku wykrycia tuż przed, w trakcie lub po zorganizowanym evencie przypadku choroby COVID-19.
W przypadku nieprzestrzegania przez obiekt odpowiednich zaleceń (co niestety może się zdarzyć), organizator eventu powinien mieć możliwość odstąpienia od umowy.

Kilka umów, te same rozwiązania

Przygotowując duży event, organizator wydarzenia często jest zmuszony zawierać umowy z wieloma (co najmniej z kilkoma) podwykonawcami. Z reguły osobne umowy zawierane są na najem powierzchni, gdzie będzie odbywać się impreza, osobne na najem miejsc hotelowych, czy też catering. Niezwykle istotne – z punktu widzenia organizatora – jest, aby wszystkie te umowy korespondowały ze sobą. Przykładowo negocjując umowę z wynajmującym powierzchnię na event, na którym podawany będzie posiłek przygotowany przez firmę cateringową, w zakresie możliwości zmiany terminu wydarzenia, organizator (najemca) powinien pamiętać o konieczności wynegocjowania podobnych postanowień w umowie zawieranej z firmą cateringową.

Umowy te powinny zawierać podobne mechanizmy pozwalające zabezpieczyć interesy organizatora wydarzenia w przypadku sytuacji kryzysowej, gdy realizacja eventu w zaplanowanym kształcie nie będzie możliwa.

Autorka: Kinga Rochalska, adwokat w kancelarii LSW Leśnodorski, Ślusarek i Wspólnicy

Artykuł ukazał się w magazynie Think Mice – https://www.thinkmice.pl/news/prawo/2828-na-co-zwracac-uwage-podpisujac-umowe-najmu-obiektu