Odpowiedzialność organizatora za wypadki w czasie eventów i wyjazdów incentive. Jak chronić interes agencji?

Każda agencja organizująca eventy czy wyjazdy incentive musi zrealizować szereg działań, dzięki którym bezpieczeństwo ich uczestników będzie stało na najwyższym poziomie. Organizacja eventów oraz wyjazdów incentive wymaga zadbania o każdy detal związany z kwestią bezpieczeństwa. Niestety, nawet najlepsze planowanie nie zawsze jest w stanie uchronić organizatora przed powstaniem ewentualnych szkód oraz konsekwencji finansowych z tym związanych.

Ogólne podstawy prawne 
Działania i zaniechania osób zaangażowanych w organizację eventów, czy też wyjazdów incentive kreują różnorodne skutki, które niekiedy mogą doprowadzić do powstania szkód – osobowych lub rzeczowych. W zależności od okoliczności, w jakich doszło do powstania szkody, możemy mieć do czynienia z dwoma rodzajami odpowiedzialności: odpowiedzialnością deliktową, inaczej odpowiedzialnością za czyn niedozwolony, czyli wyrządzenie komuś szkody na skutek zawinionego działania, wynikającą z art. 415 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (k.c.), oraz odpowiedzialnością kontraktową, czyli odpowiedzialnością za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy, dla której podstawę stanowi art. 471  k.c. Pod pewnym istotnym względem odpowiedzialność deliktowa i kontraktowa są podobne – obie wiążą się bowiem z konsekwencjami finansowymi. Niezależnie jednak od rodzaju działalności sprawcy, jeśli w wyniku jego postępowania została poniesiona szkoda, ma on obowiązek jej naprawienia. Najbardziej pożądanym sposobem w tym zakresie jest przywrócenie stanu poprzedniego (powrót do sytuacji sprzed zdarzenia szkodzącego). W sytuacji, gdyby przywrócenie stanu poprzedniego było niemożliwe albo gdyby pociągało za sobą nadmierne trudności lub koszty dla zobowiązanego, sprawca zobowiązany będzie do wypłacenia osobie poszkodowanej odszkodowania. W przypadku gdyby szkodzie towarzyszyło wyrządzenie krzywdy, czyli doznanie cierpień psychicznych, poszkodowany może żądać również stosownego zadośćuczynienia.

Odpowiedzialność  organizatora za wypadki w czasie eventów
Niewątpliwie, zagrożenia i ryzyka związane z organizacją eventu mogą zostać zminimalizowane poprzez odpowiednio skonstruowane umowy z kluczowymi podmiotami zaangażowanymi w organizację takiego eventu (przykładowo: wszelkimi podwykonawcami czy też zleceniodawcą), jak również przez zadbanie o odpowiednie ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej czy też (w zależności od rodzaju eventu) od następstw nieszczęśliwych wypadków.

Przede wszystkim – umowa!
Zawierając umowy z podwykonawcami, którym powierzamy wykonanie konkretnych czynności, dotyczących organizacji eventu, należy pamiętać o tym, aby ich postanowienia zawierały wszelkie powinności, co do których jesteśmy zobowiązani na podstawie umowy ze zleceniodawcą eventu. Dotyczy to przede wszystkim zakresu odpowiedzialności stron umowy. W umowie ze zleceniodawcą szczegółowo określone zapisy w tej materii pozwolą uniknąć czasochłonnego postępowania  sądowego oraz pozwolą organizatorowi skalkulować koszty eventu, włączając w to ewentualne ryzyka związane z jego organizacją, natomiast w umowie z podwykonawcą będą stanowić podstawę do żądania prawidłowego wykonania nałożonych na niego zadań oraz obowiązków.  Warto również zwrócić uwagę na zapisy w umowach odnoszące się do sytuacji, w których posiadana przez organizatora eventu polisa ubezpieczeniowa przewiduje zdarzenia wyłączające odpowiedzialność ubezpieczyciela z powodu okoliczności leżących po stronie organizatora. W takich wypadkach należy poinformować o tych okolicznościach osoby, których działanie związane z organizacją eventu może podlegać takiemu wyłączeniu oraz zastrzec w umowie odpowiednie sankcje prawne w tej kwestii. W przypadkach, w których event jest realizowany przez więcej niż jednego organizatora, w umowie ze współorganizatorem należy dodatkowo dokładnie określić podział obowiązków, podział wynagrodzenia oraz zakresu odpowiedzialności każdego z nich. Stosownym zabezpieczeniem w takim wypadku jest również uwzględnienie odpowiednich zapisów w umowach ze zleceniodawcą eventu.

Imprezy masowe
Osoby odpowiedzialne za organizację eventów powinny mieć świadomość tego, że wiele z wydarzeń prawnie skategoryzowanych będzie jako imprezy masowe. Kwalifikacja organizowanego eventu jest o tyle ważna, że w przypadku imprez masowych wskazane jest wprost w ustawie z dnia  20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych, iż za bezpieczeństwo podczas takiego wydarzenia odpowiedzialny jest organizator. Przykładowo, odpowiedzialność organizatora imprezy masowej za szkodę powstałą w związku z zabezpieczeniem imprezy masowej w postaci zniszczonego lub uszkodzonego mienia jednostek: Policji, Żandarmerii Wojskowej, straży gminnej (miejskiej), Państwowej Straży Pożarnej oraz służby zdrowia, w związku z ich działaniami prowadzonymi w miejscu i w czasie imprezy masowej, ma charakter bezwzględny i w każdym przypadku powoduje powstanie po stronie organizatora obowiązku odszkodowawczego.  Przepisy ustawy nie przewidują okoliczności wyłączających odpowiedzialność organizatora w takim wypadku, a działania wywołujące szkodę nie muszą być bezprawne. Za straty w mieniu innych podmiotów biorących udział w zabezpieczeniu imprezy masowej, które nie zostały wskazane powyżej, organizator będzie ponosił odpowiedzialność na zasadzie winy zgodnie z art. 415 k. c.

Odpowiedzialność organizatora za wypadki w czasie wyjazdów incentive
Ustawa o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych wymusza na organizatorach takich wydarzeń posiadanie odpowiednich zabezpieczeń finansowych (np. gwarancje ubezpieczeniowe) oraz wypełnienie dodatkowych obowiązków administracyjnych związanych np. z działalnością Turystycznego Funduszu Gwarancyjnego i obowiązkowym odprowadzaniem składek. Od wejścia w życie nowej ustawy (tj. od 1 lipca 2018 r.) przepisami objęci są wszyscy, którzy organizują imprezy turystyczne lub ułatwiają nabycie powiązanych usług turystycznych, w tym także na zasadach niekomercyjnych. Dotyczy to również agencji incentive czy też agencji eventowych – jeżeli spełniają one kryteria przewidziane ustawą.  W przywołanej ustawie przyjęto, że organizator turystyki ponosi odpowiedzialność za wykonanie usług turystycznych objętych umową o udział w imprezie turystycznej, bez względu na to, czy usługi te mają być wykonane przez samego organizatora turystyki, czy też przez innych dostawców usług turystycznych. Istnieją przypadki, które będą stanowić przesłanki ewentualnego ograniczenia tej odpowiedzialności wynikające choćby z niemożności usunięcia niezgodności, działania osób trzecich lub przyczynienia się podróżnego.  Ustawa wskazuje ponadto roszczenia, jakie przysługują podróżnemu, organizatorowi turystyki oraz innym podmiotom w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy o imprezę turystyczną, jak również wprowadza regulacje dotyczące odpowiedzialności odszkodowawczej w tym zakresie. Natomiast odpowiedzialność organizatora wyjazdu incentive za wypadki zagrażające życiu lub zdrowiu uczestników takiego wydarzenia uregulowana jest w tożsamy sposób, co w przypadku organizatora eventu. Co prawda, odpowiednich przepisów dotyczących kwestii ubezpieczenia takich wyjazdów będziemy poszukiwać w wyżej wymienionej ustawie o imprezach turystycznych, ale już po kwestie odnoszące się do zakresu takiej odpowiedzialności za powstałą szkodę sięgniemy do Kodeksu cywilnego w zakresie odpowiedzialności deliktowej.

Hanna Marcinkiewicz– aplikant adwokacki, praktyka własności intelektualnej

Artykuł ukazał się w magazynie “Think MICE”.