Wdrożenie automatyki i robotyki w przedsiębiorstwie to niezwykle złożony proces, obejmujący dostawy szeregu instalacji, elementów i urządzeń, wdrożenie oraz uruchomienie systemu, a także dostarczenie niezbędnego oprogramowania. To również przygotowanie miejsca instalacji systemu, które powinno spełniać odpowiednie kryteria i wymagania umożliwiające prawidłowe działanie systemu automatyki. W proces wdrożenia zaangażowanych jest zwykle wiele podmiotów, które powinny ponosić odpowiedzialność za realizowany przez siebie obszar implementacji.

Proces wdrożenia automatyki i robotyki w przedsiębiorstwie jest zwykle kosztowny i obarczony szeregiem ryzyk z tym związanych. Tematykę tego artykułu można sprowadzić do zagadnienia, co może pójść nie tak w procesie dostawy i wdrożenia automatyki i robotyki oraz kto w takich przypadkach ponosi odpowiedzialność. Warto również zastanowić się, jak zapobiec ewentualnym niepowodzeniom lub zminimalizować ich skutki.

Analiza przedwdrożeniowa i wybór dostawcy

Podjęcie decyzji o wdrożeniu automatyki i robotyki w przedsiębiorstwie wymaga przeprowadzenia szczegółowej analizy przedwdrożeniowej, w ramach której zostanie opracowany projekt procesu wdrożenia. Zamawiający powinien powołać odpowiedni zespół, który zdefiniuje potrzeby i cele projektu, jak również przedstawi rekomendacje odnośnie wyboru odpowiedniego dostawcy rozwiązań. W tym zakresie można skorzystać z wyspecjalizowanych podmiotów zajmujących się zawodowo doradztwem w zakresie wdrożeń rozwiązań automatyki i robotyki. W ramach usług takie firmy przeprowadzą audyt i analizę potrzeb klienta oraz przedstawią optymalne rozwiązania. Kolejnym krokiem będzie wybór technologii oraz odpowiedniego dostawcy.

Odpowiedzialność za wybór właściwego dostawcy automatyki lub dostawców poszczególnych jej części lub elementów, jak również innych wykonawców zaangażowanych w proces oraz sukces całego projektu, spoczywa na zamawiającym. Dla minimalizacji szkód i ryzyk kluczowe jest przeprowadzenie właściwej analizy oraz odpowiedniego procesu wyłonienia dostawcy/dostawców. Kluczowe w tym zakresie będzie sformułowanie zapytania ofertowego, w którym w sposób jasny i jednoznaczny przedstawione będą cele i oczekiwania zamawiającego. Zapytanie powinno przede wszystkim szczegółowo opisywać przedmiot zamówienia i oczekiwania zamawiającego, a także warunki udziału w postępowaniu, wymagane dokumenty, referencje dostawcy, wymagania, jakie powinna spełniać oferta oraz sposób wyłonienia dostawcy, w tym kryteria oceny ofert.

Należy podkreślić, że podmioty stające do przetargu ponoszą często znaczne nakłady na przygotowanie oferty i prowadzenie negocjacji w ramach postępowania. Polskie prawo uwzględnia ochronę interesów strony w sytuacji, gdy druga prowadzi negocjacje z naruszeniem dobrych obyczajów. Przepisy wskazują, że strona, która rozpoczęła lub prowadziła negocjacje z naruszeniem dobrych obyczajów, w szczególności bez zamiaru zawarcia umowy, jest obowiązana do naprawienia szkody, jaką druga strona poniosła przez to, że liczyła na zawarcie umowy (tzw. culpa in contrahendo). Prawidłowe przeprowadzenie procesu wyłonienia dostawcy, w tym jasne określenie kryteriów wyboru ofert, pozwoli uniknąć zarzutów o prowadzeniu negocjacji z naruszeniem dobrych obyczajów oraz odpowiedzialności względem podmiotów, które nie zostały wyłonione.

Szkody wyrządzone w związku z wdrożeniem

Niezwykle istotne jest określenie zasad i zakresu odpowiedzialności za wszelkie szkody wyrządzone w związku i w ramach prowadzonego procesu wdrożenia automatyki. Zagadnienia te powinny być jasno i precyzyjnie określone w umowie. W pozostałym zakresie odwoływać się będziemy do zasad ogólnych prawa cywilnego w zakresie odpowiedzialności za wyrządzone szkody.

Nie powinno budzić wątpliwości, iż dostawca automatyki powinien ponosić odpowiedzialność za:

wszelkie szkody osobowe (na życiu i zdrowiu),
szkody na mieniu, szkody majątkowe i straty finansowe wynikające z uszkodzenia ciała lub mienia wyrządzone w związku prowadzonymi pracami,
wady dostarczonych produktów czy wykonanych prac.

Strony mogą w tym zakresie swobodnie uregulować w umowie odpowiednio wyłączenia lub limity odpowiedzialności dla poszczególnych zakresów szkód.

Strony powinny też jednoznacznie uregulować, kto ponosi odpowiedzialność i ryzyko za dostarczenie, rozładowanie, przechowywanie i zainstalowanie towarów do chwili odbioru końcowego wdrożenia. Wydaje się, że odpowiedzialność w tym obrębie powinien ponosić dostawca. W tym zakresie można odwołać się w umowie do odpowiednich klauzul Incoterms. Warunkiem niezbędnym powinien być również obowiązek ubezpieczenia dostarczanych towarów.

Minimalizację ryzyka dla obu stron może stanowić obowiązkowe ubezpieczenie OC dostawcy na kwotę odpowiadającą przynajmniej wartości wynagrodzenia.

Harmonogram i opóźnienia

Opóźnienia w realizacji dostaw czy prac wdrożeniowych powodują często straty, głównie po stronie zamawiającego, zarówno w postaci tzw. strat rzeczywistych, czyli spowodowanych zatrzymaniem produkcji czy świadczenia usług w związku z wdrożeniem, jak również w postaci tzw. utraconych korzyści, czyli tych, jakie zamawiający spodziewał się osiągnąć w związku z wdrożenia automatyki i robotyki. Odpowiedzialność za opóźnienia oraz szkody z tym związane spoczywa na dostawcy. Jedną z form uregulowania zasad odpowiedzialności jest prawo naliczania kar umownych za opóźnienie realizacji harmonogramu ustalonego przez strony. Kary umowne można skutecznie zastrzec za opóźnienie ukończenia poszczególnych etapów prac lub całości wdrożenia. Wysokość kar umownych jest swobodną decyzją stron, należy jednak pamiętać, że zbyt wygórowane kary umowne mogą zostać obniżone przez sąd w przypadku sporu w tym zakresie.

Należy zwrócić uwagę, że zastrzeżenie kar umownych z tytułu opóźnienia wyłącza możliwość dochodzenia odszkodowania za szkody wynikłe w związku z opóźnieniem prac. Aby tego uniknąć, należy w umowie wyraźnie zastrzec, że prawa naliczania kar umownych za opóźnienia nie wyłączają praw do dochodzenia odszkodowania z tego tytułu na zasadach ogólnych.

Wdrożenie automatyki i robotyki jest procesem złożonym, w który zaangażowane jest nierzadko kilka podmiotów odpowiedzialnych za wybrane obszary projektu. Często rozpoczęcie prac poszczególnych wykonawców jest uzależnione od zakończenia etapu, za który odpowiedzialni są inni wykonawcy. Dlatego istotne jest racjonalne wyznaczenie terminów dla poszczególnych dostawców, a także wzajemne ich skorelowanie.

Naruszenie poufności

Wdrożenie systemów automatyki i robotyki wiąże się zwykle z wzajemnym przekazywaniem przez strony szeregu informacji i danych, które stanowią informacje poufne i mogą być uznane za tajemnice przedsiębiorstwa. Informacje poufne mogą dotyczyć każdej ze stron. Zamawiający przedstawia swoje plany i założenia biznesowe, podaje dane sprzedaży czy produkcji, natomiast wykonawca ujawnia swoją technologię i know-how. Jako informacje poufne powinny być również traktowane warunki negocjacji oraz zawarta umowa o współpracy.

Naruszenie zasad ochrony informacji poufnych może polegać na ich ujawnieniu, przekazaniu podmiotom nieuprawnionym lub wykorzystaniu do celów innych niż realizacja umowy. Odpowiedzialność z tego tytułu może ponieść każda ze stron – tzw. strona naruszająca. Zasady odpowiedzialności regulowane są zwykle w umowie o zachowaniu poufności, która powinna zostać zawarta przed przekazaniem informacji, a więc już na etapie zapytania ofertowego i składania ofert.

Odpowiedzialność z tytułu naruszenia informacji poufnych jest zwykle sankcjonowana karą umowną. Należy jednak pamiętać, że naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Ustawa ta reguluje zasady odpowiedzialności z tytułu czynów nieuczciwej konkurencji, w tym roszczenia, jakie przysługują przedsiębiorcy. Są to przykładowo roszczenia o usunięcie skutków niedozwolonych działań czy naprawienie wyrządzonej szkody.

Ochrona danych osobowych

Szacując ryzyka przed rozpoczęciem procesu wdrożenia, nie sposób dzisiaj pominąć również ryzyka potencjalnej odpowiedzialności z tytułu naruszenia ochrony danych osobowych. Zasady ochrony danych osobowych oraz odpowiedzialności z tego tytułu reguluje szczegółowo ogólne Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO). Warto wskazać, że odpowiedzialność ponosi zarówno zamawiający, występujący jako administrator danych, jak i wykonawca w przypadku, gdy dane osobowe zostały mu powierzone do przetwarzania w związku z wykonaniem umowy (tzw. procesor).

W przypadku naruszenia zasad ochrony danych osobowych należy się liczyć z potencjalną kontrolą organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, który może nałożyć wysoką karę pieniężną, ale również odpowiedzialnością wobec osób, których dane osobowe zostały naruszone (np. zostały upublicznione lub wykradzione).

Prawa własności przemysłowej

Planując wdrożenie automatyki i robotyki, należy mieć świadomość, że dostarczane rozwiązania, w szczególności programy komputerowe, ale również projekty, dokumentacja i inne utwory, podlegają ochronie prawnej, głównie w ramach przepisów prawno-autorskich.

Wykonawca w ramach umowy powinien upoważnić zamawiającego do korzystania ze wszystkich dóbr własności intelektualnej, opracowanych lub dostarczonych w ramach realizacji umowy. Aby uniknąć odpowiedzialności za naruszenie własności intelektualnej konieczne jest precyzyjne i optymalne dla zamawiającego określenie warunków licencji, w szczególności w zakresie liczby użytkowników, okresu, zasad modyfikacji oprogramowania czy zasad wypowiedzenia licencji. W przypadku dostawy programów komputerowych przez podmioty trzecie, dostawca powinien zapewnić udzielenie licencji na rzecz zamawiającego w zakresie umożliwiającym korzystanie z dostarczonych rozwiązań.

Aby uniknąć odpowiedzialności, zamawiający powinien zapewnić sobie również prawo korzystania z pozostałych utworów, wynalazków, wzorów przemysłowych czy użytkowych, a także całego know-how, które zostały dostarczone w ramach dostawy i montażu automatyki.

Podsumowanie

Dostawa rozwiązań z zakresu automatyki i robotyki oraz ich wdrożenie obejmujące cały proces –począwszy od projektu, dostawy, montażu i instalacji, przez uruchomienie i wsparcie powdrożeniowe – obarczony jest szeregiem ryzyk połączonych z odpowiedzialnością poszczególnych stron zaangażowanych w projekt. W artykule przedstawiono wybrane zagadnienia oraz wskazano ryzyka odpowiedzialności w tych obszarach. W tak złożonym procesie nie sposób uniknąć ryzyk, dlatego zasady odpowiedzialności powinny być precyzyjne i określone w umowach z dostawcami oraz wykonawcami w sposób niebudzący wątpliwości interpretacyjnych.

Artykuł ukazał się w Miesięczniku Automatyka, wydanie 11/2021. – https://automatykaonline.pl/Automatyka/Roczniki/2021/11-2021