Say cheese! Czyli co wolno organizatorowi zrobić z relacją z eventu?

Event bez relacji w social mediach albo krótkiego afermovie właściwie nie istnieje. Wszelkie wydarzenia MICE żyją nie tylko w dniu ich trwania, ale również długo po nim – czy to w postach na LinkedIn, czy na Instagramie. Zdjęcia trafiają też na strony internetowe marek, do ofert agencji, bywają wysyłane jako podsumowania działań do sponsorów. Dla organizatora to naturalny element komunikacji, ale uczestnik nie zawsze zdaje sobie sprawę, że jego jednorazowy udział może mieć wielorazowe konsekwencje.

Czy sam udział w wydarzeniu może oznaczać zgodę na wykorzystanie wizerunku? Odpowiedź jest typowo prawnicza i brzmi: to zależy. Zależy przede wszystkim od tego – kto? Jak? Po co? I gdzie?

Ochrona wizerunku

Należy pamiętać, że wizerunek to nie tylko czyjaś twarz. W praktyce będzie nim każde utrwalenie cech danej osoby, które pozwala ją rozpoznać. Będzie to więc przede wszystkim twarz, ale również sylwetka, charakterystyczny ubiór, fryzura czy chociażby głos w nagraniu. Jeżeli na zdjęciu lub nagraniu widać osobę (lub jej cechy) w taki sposób, że można ją zidentyfikować, należy się zastanowić, czy jej wizerunek nie jest już chroniony.

Warto też zaznaczyć, że regulacja ustawowa, mówiąc o ochronie wizerunku, odnosi się wyłącznie do jego rozpowszechniania, czyli udostępniania publiczności w sposób umożliwiający zapoznanie się z podobizną przez nieokreślony krąg osób. Poza zakresem regulacji pozostaje natomiast samo utrwalanie wizerunku.

Na szczęście nie oznacza to, że każde zdjęcie z wydarzenia wymaga indywidualnej zgody każdej widocznej osoby – mogłoby to prowadzić do absurdów. Dla branży MICE szczególnie istotne są dwa wyjątki: utrwalenie osoby jako szczegółu większej całości oraz wykorzystanie wizerunku osoby powszechnie znanej w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, zawodowych lub społecznych.

Dwa wyjątki

Najbezpieczniejsza sytuacja to szerokie ujęcia publiczności w których pojedyncze osoby stanowią jedynie element większej całości. Tego typu materiały zwykle pełnią funkcję dokumentacyjną: pokazują frekwencję, atmosferę i charakter wydarzenia. A kiedy można mówić o publiczności, a kiedy już o indywidualnych osobach? Gra-nica nie zawsze jest ostra, a każdy przypadek należy analizować indywidualnie. Pomocne może być pytanie: czy dane osoby są tylko częścią przekazu, czy już jego głównym elementem? Jeżeli zdjęcie pokazuje tłum słuchający prelekcji, ryzyko jest niewielkie. Jeżeli jednak organizator wybiera pojedynczą osobę z publiczności, eksponuje jej twarz lub inne cechy, jest to sygnał, że warto zadbać o wyrażenie zgody.

Inaczej wygląda sytuacja osób, które występują podczas wydarzenia w określonej roli: prelegentów, prowadzących, artystów czy przedstawicieli organizatora. Ich udział z natury rzeczy zakłada większy poziom publicznej ekspozycji. Jeżeli ktoś występuje na scenie, udzie-la prelekcji albo prowadzi panel i wie, że wydarzenie będzie dokumentowane, musi liczyć się z tym, że jego wizerunek zostanie utrwalony, a później rozpowszechniony. Nie oznacza to jednak automatycznej zgody na każde wykorzystanie zdjęć z udziałem tych osób. Czym innym jest relacja z konferencji publikowana np. w mediach społecznościowych, a czym innym wykorzystanie wizerunku prelegenta w kampanii reklamowej kolejnego wydarzenia. Dlatego w przypadku osób występujących publicznie najlepiej uregulować te kwestie już w umowie, formularzu speakerskim albo innym dokumencie regulującym współpracę. Zgoda powinna wskazywać, czy obejmuje wy-łącznie informowanie o wydarzeniu, czy także jego promocję, reklamy płatne, materiały partnerów i komunikację dotyczącą kolejnych edycji. Warto pamiętać, że zgoda nie musi mieć formy pisemnej, ale nie może być dorozumiana. Może być wyrażona przez każde zachowanie osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny. Przykładowo, jeżeli prelegent patrzy w kamerę i nie zgłasza zastrzeżeń co do utrwalania wizerunku lub późniejszego wykorzystania materiału, można przyjąć, że wyraził zgodę na rozpowszechnianie wizerunku – ale w zakresie wynikającym z kontekstu tej sytuacji.

Różne konteksty

W branży eventowej wiele ryzyk wynika z tego, że ten sam materiał zaczyna funkcjonować w różnych kontekstach. Zdjęcie z panelu może najpierw pojawić się jako relacja z wydarzenia, następnie w podsumowaniu dla partnerów, później w prezentacji sprzedażowej agencji, a na końcu w kampanii reklamowej kolejnej edycji. Każde kolejne użycie może zmieniać ocenę prawną wykorzystania wizerunku. Im bardziej materiał ma charakter informacyjny lub dokumentacyjny, tym większa przestrzeń do korzystania z wyjątków i ogólnych zasad. Im bardziej staje się reklamą, komunikacją sprzedażową albo elementem budowania wizerunku marki, tym bardziej potrzebna jest precyzyjna zgoda osoby widocznej w materiale. Popularne oznaczenia przy wejściu, np. „udział w wydarzeniu oznacza zgodę na fotografowanie i filmowanie”, mogą mieć znaczenie informacyjne i organizacyjne, ale nie zawsze wystarczą jako pełnoprawna zgoda. Taka zgoda będzie ograniczona do kontekstu, jakiego uczestnik mógł się racjonalnie spodziewać. Oznacza to, że mniej ryzykowne będzie udostępnienie zdjęć z informacją o przebiegu wydarzenia, ale poza zakresem zgody może pozostawać wykorzystanie wizerunku do promowania

kolejnych edycji. W praktyce warto łączyć kilka narzędzi: informację w regulaminie wydarzenia, oznaczenia na miejscu, klauzule w for-mularzu rejestracyjnym oraz odrębne zgody dla osób szczególnie eksponowanych (np. prelegentów).

Istotne warunki

Zgoda wizerunkowa nie musi być długa, ale powinna odpowiadać na kilka podstawowych pytań, które pozwolą jednoznacznie określić jej zakres: kto może korzystać z wizerunku, w jakim celu, w jakich materiałach i kanałach, przez jaki czas i na jakim terytorium. Warto też określić, czy zgoda obejmuje sponsorów, partnerów, agencje obsługujące wydarzenie i media oraz czy dotyczy płatnych kampanii reklamowych i kolejnych edycji wydarzenia. Dobrze unikać zbyt ogólnych formuł typu „na zawsze, wszędzie i we wszystkich celach”, ponieważ mogą one zostać zakwestionowane. W branży MICE często skuteczniejsze jest praktyczne rozróżnienie: osobna podstawa dla dokumentacji wydarzenia, osobna dla jego promocji, a jeszcze inna dla wykorzystania wizerunku w reklamie sponsora lub kampanii employer brandingowej. Zdjęcie lub nagranie osoby możliwej do zidentyfikowania może być również daną osobową. Organizator powinien zatem pamiętać nie tylko o zgodzie na rozpowszechnianie wizerunku, ale także o obowiązkach informacyjnych wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych.

Fotografowanie i filmowanie eventów w czasach zdominowanych przez social media jest naturalne, potrzebne i co do zasady dopuszczalne. Przepisy o ochronie wizerunku są też na tyle wyważone, że pozwalają znaleźć balans między prawami jednostki a potrzebami rynku. Najbezpieczniejsze rozwiązanie to rozróżnienie sposobów wykorzystywania zdjęć, jasne poinformowanie uczestników o rejestracji obrazu i dźwięku, zebranie odpowiednich zgód oraz przemyślane zasady udostępniania materiałów partnerom. Warto też zadbać o prostą ścieżkę reagowania na prośby o usunięcie zdjęcia. Dobre zdjęcie potrafi promować event przez lata. Dobrze przygotowana zgoda i procedura sprawiają, że może to robić bez niepotrzebnego ryzyka.