Między kosztem a przychodem. Co zrobić, by nie popłynąć finansowo na organizacji eventu?

 Jednym z problemów finansowych po stronie organizatora eventu jest potencjalny „rozjazd” między terminem uzyskania przychodów a terminami ponoszenia kosztów na organizację eventu.  Zwykle koszty są ponoszone wcześniej, a przychody – nawet pewne, pojawiają się po zrealizowaniu znacznej części lub całości prac związanych z eventem.  Pojawia się problem: jak spiąć stronę kosztów i przychodów i jak sfinansować działalność organizatora w okresie, gdy należy zainwestować w organizację eventu?

Dlaczego nie z własnej kieszeni?

Oczywiście najprostszym, ale w praktyce rzadko dostępnym sposobem finansowania jest skorzystanie ze środków własnych.  Przyjmijmy na chwilę, że organizator posiada środki własne.  Finansowanie z użyciem własnego kapitału wydaje się w takiej sytuacji łatwe.  Ta łatwość nie jest jednak tożsama z optymalnością takiego wyboru.  Finansowanie ze środków może się bowiem okazać najdroższym finansowaniem z możliwych.  

Po pierwsze, używając własnych zasobów gotówki, obciążamy swoje własne zasoby istotnym ryzykiem.  Ryzyka mogą być rozmaite, ryzyko odwołania eventu, dodatkowych kosztów, opóźnień w płatnościach, niewypłacalności sponsora eventu, ryzyko nieprzewidzianych zdarzeń losowych.  W każdej z takich sytuacji, gdy własne środki zaangażujemy w projekt, drastycznie spada zdolność do elastycznego reagowania na zmiany sytuacji, a także możliwość radzenia sobie w sytuacjach kryzysowych.  Ryzykiem jest również ograniczenie możliwości realizowania kolejnego eventu w celu amortyzacji ryzyka lub pokrycia strat z projektu, który właśnie zrealizowaliśmy. Najczęściej nie mamy środków na organizację podwójnej liczby eventów jednocześnie. Zresztą, jeśli będziemy w każdy angażować tylko środki własne, nic się nie zmieni w strukturze ryzyka.   W krańcowej sytuacji ryzyko może sprowadzać się do faktycznego uzależnienia organizatora od sponsora eventu na dłuższy okres, jeśli sponsor nie zapłaci w pełni za pierwszy event, a zamiast tego zaoferuje całościową zapłatę za event, jeśli organizator zrealizuje dla niego kolejny.
W sytuacji, gdy zaangażowaliśmy tylko własne środki, a przy tym znaczną część wolnej gotówki, sytuacja może stać się trudna.

Brak zysków to też strata

Używając własnych zasobów gotówki blokujemy sobie także możliwość użycia tych środków na alternatywne cele, które również mogą przynosić dochód.   Załóżmy, że zaangażowaliśmy pieniądze w pewną rentowną inwestycję (np. trzymamy je na opłacalnej lokacie).  Jeśli ją zerwiemy (wycofamy się z innej inwestycji), aby zainwestować w event, stracimy oczekiwane i być może pewne dochody z istniejącego źródła.  Czy spowoduje to, że event stanie się dla organizatora bardziej opłacalny?  Ani trochę. Nie otrzymamy ani złotówki większego zysku, natomiast weźmiemy na siebie ryzyko.  Jeśli zatem można sfinansować event w inny sposób, i po kosztach niższych niż utracone zyski z alternatywnej inwestycji (choćby najbardziej prostej, jaką jest lokata w banku), to należy z takiej możliwości skorzystać. 

A co, jeśli koszt sfinansowania eventu z innych źródeł będzie wyższy niż przychód z alternatywnej przysłowiowej lokaty? Trzeba pamiętać, że planowana zyskowność przedsięwzięcia powinna uwzględniać wagę ryzyka. Jeśli nie zaangażujemy środków własnych, to zyski z istniejącej inwestycji obniżą koszt netto finansowania eventu ze źródeł zewnętrznych (dokładnie o różnicę między kosztami zewnętrznymi a przychodami z istniejącej inwestycji), a ponieważ ryzyko nie wzrośnie ani o ułamek, to spodziewana rentowność eventu będzie wyższa. Uwzględniając ryzyka związane ewentualnym angażowaniem środków własnych, powoduje to, że pozyskanie finansowania z zewnątrz nawet po wyższym koszcie staje się nadal opłacalną alternatywą.  Pozwala spać spokojniej.

Przykład pierwszy na to, że warto finansować się z zewnątrz.  Załóżmy, że posiadamy kwotę 100, za którą możemy zorganizować event, na którym zarobimy netto 10 za około 3 miesiące.  Załóżmy, że na lokacie zarobimy w tym okresie 1 od 100.  Załóżmy, że możemy sfinansować event ze środków zewnętrznych płacąc za to finansowanie 2.  Po podliczeniu przychodu netto 10 minus koszt finansowania 2 oraz przychodu z lokaty = 1, po 3 miesiącach zarobimy 9.  Finansując się z zewnątrz zarobimy o 1 mniej, niż gdybyśmy organizowali event z własnych środków w całości.  Natomiast ryzyko wyniosło zero.  A co, jeśli w tym samym okresie możemy zorganizować 2 eventy?  Popatrzmy na finansowanie.  Nadal na lokacie zarobimy 1 od 100.  Ponieważ robimy 2 eventy, koszty finansowania zewnętrznego wzrosną dwukrotnie to jest do 4 ogółem. Łączne przychody netto z dwóch eventów wyniosą 20. Przychody z lokaty wyniosą 1.  Netto zarobiliśmy 17.   Ryzyko nadal wyniosło zero. Korzystając z finansowania zewnętrznego zrobiliśmy w tym samym czasie dwa eventy zarabiając 70% więcej niż przy wykorzystaniu tylko środków własnych.   Oczywiście przykład ten jest zbyt prosty. Rozpatrzmy przykład 2.  Finansujący będzie oceniał swoje ryzyko finansowania adekwatnie i stwierdzi, że przy 2 eventach ryzyko finansowe rośnie o 50% dla każdego eventu (brzmi rozsądnie), zatem koszty finansowania powinny również wzrosnąć o 50%, czyli koszty finansowania łącznie wyniosą 2×3=6 (zamiast 2×2=4). Podsumowując, przychód netto z dwóch eventów wyniesie 20, koszty finansowe 6 a przychód z lokaty 1.  Nadal zarobiliśmy, co prawda 15, bo więcej wyniosły koszty finansowe uwzględniające ryzyko.  Nadal warto było się finansować.   Oczywiście i ten przykład jest zbyt prosty.  Rozpatrzmy przykład 3.  Finansujący będzie dodatkowo oczekiwał zaangażowania finansowego od organizatora.  Załóżmy, że zabezpieczeniem finansującego ma być nasza lokata.  Przy jednym evencie ryzyko dla lokaty wynosi 1:1.  Przy dwóch eventach ryzyko dla lokaty wrosło do 2:1, natomiast zwiększyliśmy zysk netto z 9 do 15, tj. o 66%.  Zwykle jednak udział własny organizatora w zabezpieczeniu finansowania przedsięwzięcia jest niższy niż 1:1, zatem potencjalne ryzyko początkowe będzie i tak niższe, niż w przypadku angażowania w 100% własnych środków.   Co więcej, jeśli byśmy z własnych środków realizowali 1 event w jednym czasie, który okazałby się klapą, stracimy 100% inwestycji.  Jeśli, dzięki finansowaniu, w tym samym czasie zrobimy 2 eventy, a jeden okaże się klapą, zmniejszamy stratę o zarobek uzyskany na drugim evencie.  Korzystając z finansowania ograniczamy zatem straty organizatora na pojedynczym nieudanym evencie.    

  Podsumowując, a prawda ta jest dość stara: ze środków własnych należy korzystać tylko wtedy, gdy nie mamy innego wyboru a ryzyko niepowodzenia eventu oceniamy jako bardzo małe (a i tak możemy się pomylić).  Jeśli jesteśmy w stanie sfinansować nawet cześć wydatków ze źródeł zewnętrznych, warto się o to postarać i z tego korzystać.

W następnym odcinku, spróbuję przedstawić kilka instrumentów finansowych i opiszemy je od strony prawnej, które mogą pomóc w finansowaniu eventów.