Umowa sponsorska

W czasach rosnącej popularności sponsoringu jako formy promocji oraz widocznej zależności rozmiaru i powodzenia eventu od wsparcia finansowego podmiotów zewnętrznych, budowanie partnerskiej relacji pomiędzy organizatorem wydarzenia a jego sponsorem ma ogromne znaczenie biznesowe. W praktyce, organizacja eventu to dla organizatora i sponsora gra do jednej bramki, sukces wydarzenia oznacza bowiem zysk dla obu stron i szansę na kolejne wspólne przedsięwzięcia. Podstawą tworzenia i funkcjonowania relacji organizator – sponsor jest właściwie skonstruowana umowa, precyzyjnie wyznaczająca granice praw i obowiązków stron.

Płacę – wymagam?

Do kluczowych elementów umowy sponsoringowej wydarzenia należą określenie zakresu świadczeń organizatora na rzecz sponsora, wysokości wsparcia finansowego sponsora oraz terminów jego zapłaty. Działania organizatora na rzecz sponsora mogą przypadać zarówno na czas przed wydarzeniem (np. umieszczenie logotypu sponsora w zapowiedziach prasowych), w trakcie wydarzenia (np. ulotki, obrendowanie sceny, samochodu, koszulek startowych, zapewnienie przestrzeni na ekspozycje, etc.), jak również już po jego zakończeniu (np. umieszczenie nazwy sponsora w napisach końcowych video-relacji z wydarzenia). Ogólną zasadą jest tutaj precyzja. Wątpliwości interpretacyjnych pozwoli uniknąć szczegółowe określenie częstotliwości świadczeń (np. 10 postów w serwisie Facebook informujących o sponsorze), ich miejsca (np. w jakich miejscach, jakiej wielkości ma zostać umieszczony logotyp sponsora) i terminu wykonywania. Zakres świadczeń powinien uwzględniać stopień zaangażowania finansowego sponsora. Co to znaczy? Organizator musi mieć na uwadze, iż sponsoring nie jest darowizną i sponsor, w zamian za wsparcie finansowe oczekuje wykonania określonego katalogu usług. Sponsor natomiast musi pamiętać, iż jego ingerencja w samą organizację i przebieg wydarzenia powinna być umiarkowana. To organizator ponosi odpowiedzialność prawną za przebieg wydarzenia, wkład sponsora w organizację wydarzenia ogranicza się bowiem co do zasady wyłącznie do wsparcia finansowego.

Granice ingerencji sponsora w przebieg eventu

Ogromną pomocą wobec ewidentnie sprzecznych interesów stron (organizatorowi zależy na pełnej swobodzie decyzyjnej, a sponsorowi na uzyskaniu decydującego głosu) będzie plan/scenariusz wydarzenia jako punkt wyjścia i granica dla zastrzeżeń sponsora (najlepiej, jeżeli stanowi załącznik do umowy). Organizator może zobowiązać się przykładowo do informowania sponsora o istotnym (zarówno pod względem finansowym, jak i artystycznym) odstępstwie od scenariusza wydarzenia. W takiej sytuacji kompromisowym rozwiązaniem będzie umożliwienie sponsorowi zgłoszenia uwag, a w wersji bardziej restrykcyjnej – sprzeciwu wobec modyfikacji (brak zgody na zmianę maratonu na bieg w workach na 100 m). Co więcej, korzystne dla sponsora, a jednocześnie niezbyt obciążające dla organizatora, będzie umożliwienie sponsorowi dokonywania akceptacji materiałów i informacji dotyczących wydarzenia, które to swoją treścią nawiązują do sponsora. Przy odpowiednim sformułowaniu postanowień umowy, rozwiązanie to ma swoje pozytywne strony również dla organizatora. Zatwierdzenie takich materiałów bądź informacji oznaczać będzie, że sponsor potwierdza, iż nie naruszają one jego praw i interesów. Z takiej akceptacji warto jednakże wyłączyć materiały, które po prostu zawierają logotypy sponsorów czy partnerów, aby nie okazało się, że sponsor chce ingerować w layout bilbordu, tylko dlatego że na dole jest jego logo.

In the EVENT of emergency – pozostałe wksazówki

Wreszcie, istotnym elementem dla sponsora powinno być uregulowanie kwestii obecności innych sponsorów, marek i produktów na imprezie. Aktywna obecność na evencie podmiotu konkurencyjnego zdecydowanie osłabi oddziaływanie marketingowe sponsora. Z kolei organizator powinien pamiętać, iż promocja sponsora będzie związana z wykorzystaniem określonych praw własności intelektualnej i przemysłowej sponsora. W tym zakresie sponsor powinien tym samym udzielić stosownych zgód i zezwoleń, a najkorzystniej – dodatkowo przekazać w odpowiedniej rozdzielczości oficjalne logotypy, grafiki, jak również zatwierdzone i zweryfikowane informacje o sponsorze, które mogą zostać rozpowszechnione przez organizatora. Ostatnim elementem, który również warto mieć na uwadze podczas prac nad umową, są zapisy dotyczące sytuacji wyjątkowych np. dot. zmiany terminu imprezy lub jej odwołania. Wreszcie należy pamiętać, że świadczenia wobec sponsorów mogą być różnorakie i mieć swoją prawną specyfikę – inaczej podejść należy do ustawienia stoiska z napojami a inaczej do promocji alkoholu, papierosów, czy innych produktów sensytywnych – tym bardziej, że nie w każdych okolicznościach będzie to dozwolone.