Od 1 stycznia 2021 roku wchodzi w życie obowiązek informowania Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (dalej: „ZUS”) o zawarciu umowy o dzieło. Od nowego roku zamawiający będą mieli 7 dni od dnia zawarcia umowy o dzieło na poinformowanie ZUS o tym fakcie. Nowa regulacja ma umożliwić ZUS prowadzenie ewidencji zawieranych umów, zwiększyć skuteczność pomocy osobom, które obecnie pozostają poza systemem ubezpieczeń społecznych a także umożliwić weryfikowanie istnienia obowiązku ubezpieczeń społecznych osób wykonujących umowy nazwane umowami o dzieło.

Można się więc spodziewać, że już w pierwszym kwartale nadchodzącego roku rozpoczną się kontrole ZUS mające na celu weryfikacje i kwestionowanie zawieranych umów o dzieło. Niewykluczone jest, że przedmiotowa regulacja będzie zmierzała do oskładkowania umów o dzieło w niedalekiej przyszłości.

Kogo dotyczy nowy obowiązek

Nowy obowiązek dotyczy nie tylko płatników składek będących osobami prawnymi, ale również i osoby fizyczne, które będą zlecały dzieło. Zgłoszeniu będą podlegały tylko te umowy o dzieło, które zostały zawarte od dnia 1 stycznia 2021 r. z osobą, która nie pozostaje z zamawiającym w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy nie wykonuje ona pracy na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy.

Zgłaszanie umów o dzieło do ZUS

W chwili obecnej trwają prace legislacyjne nad nowelizacją rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów wprowadzającego nowy dokument ubezpieczeniowy RUD – zgłoszenie umowy o dzieło. Na podstawie ogłoszonego projektu rozporządzenia zamawiający (płatnik składek lub osoba fizyczna) będzie zobowiązany do zebrania i przekazania do ZUS następujących danych:

dane zamawiającego – wykonanie umowy o dzieło;
dane wykonawcy umowy o dzieło w tym: imię, nazwisko, pesel, rodzaj, seria i numer dowodu potwierdzającego tożsamość, data urodzenia, adres zamieszkania, adres do korespondencji;
informacje o zawartych umowach o dzieło w tym data zawarcia, data rozpoczęcia, data zakończenia, przedmiot umowy oraz liczba zawartych umów o dzieło.

Czas trwania umowy o dzieło, a także jej przedmiot będą elementami, którym szczególnie będzie przyglądał się ZUS, podejmując decyzje o wszczęciu kontroli w danym podmiocie.

W związku z tym istotne jest aby branża audiowizualna i kreatywna zadbała nie tylko o właściwe zdefiniowanie dzieła w zawieranych umowach, ale również o wprowadzenie odpowiednich zapisów w polu „przedmiot umowy” w formularzu RUD.

Formularz przewiduje korektę zgłoszeń, która będzie mogła być przez zamawiających stosowana m.in. w przypadku przesunięcia daty zakończenia wykonywania dzieła.

Pomimo nieuchronnie zbliżającego się terminu, w którym zgłaszanie umów o dzieło stanie się faktem, w dalszym ciągu istnieje wiele niewiadomych dotyczących samego procesu. Wątpliwości nie rozwiewa ZUS. Pracownicy urzędu sprawiają wrażenie tak samo zdezorientowanych jak reszta społeczeństwa, w związku z tym brakuje potwierdzonych informacji w zakresie sposobu zgłaszania danych dotyczących umów o dzieło, w tym możliwości przesłania formularza w formie elektronicznej przy zastosowaniu dedykowanej do tego aplikacji ZUS.

Kryteria badania zawartych umów o dzieło przez ZUS

Podczas kontroli ZUS będzie weryfikował zawarte umowy o dzieło pod kątem poprawności ich zgłoszeń oraz treści. Celem kontroli będzie więc ustalenie czy zawarta umowa o dzieło ma charakter umowy o pracę, umowy zlecenia lub innych umów o świadczenie usług, do których zgodnie z k.c. stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, a zawarcie jej jako umowy o dzieło służy jedynie obejściu prawa mającym na celu uniknięcia płacenia składek.

Płatnicy składek przygotowujący się do kontroli zawartych umów o dzieło lub też zamierzający zawrzeć umowę o dzieło powinni zweryfikować jej treść pod względem następujących kryteriów w celu ustalenia czy w przedmiotowym przypadku na pewno nie zachodzi przesłanka do zawarcia np. umowy zlecenia zamiast umowy o dzieło:

Cel i przedmiot umowy – osiągnięcie określonego, indywidualnego rezultatu w postaci materialnej lub niematerialnej;
Odpowiedzialność – ryzyko osiągnięcia określonego rezultatu obciąża wykonawcę umowy;
Pewność rezultatu – pewność rezultatu zapewnia spełnienie określonych warunków w umowie o dzieło;
Powtarzalność – brak powtarzalności wykonywanych czynności.

Dodatkowymi kryteriami, które powinny być wzięte pod uwagę to sposób wypłaty wynagrodzenia, które poza niewielkimi wyjątkami powinno być płatne po dostarczeniu działa a także tzw. sprawdzian na istnienie wad fizycznych czyli możliwość zweryfikowania czy rezultat umowy posiada wady fizyczne.

Sankcje związane z nieprawidłowościami w zakresie umów o dzieło

Sankcje jakie grożą zamawiającemu w związku z zawartymi umowami o dzieło można podzielić na dwie kategorie:

-sankcje dotyczące niezgłoszenia umowy o dzieło do ZUS oraz

-sankcje dotyczące zakwestionowania przez inspektorów ZUS zawartej umowy o dzieło.

Od nowego roku płatnik składek albo osoba obowiązana do działania w imieniu płatnika, która nie zgłosiła do ZUS umowy o dzieło lub zgłosiła nieprawdziwe dane, udzieliła w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień lub odmawia ich udzielenia będzie podlegała karze grzywny do 5 000 zł.

Konsekwencjami zakwestionowania umowy o dzieło i uznania że w danym przypadku została zawarta umowa zlecenia będzie wiązało się z jej oskładkowaniem w drodze decyzji wydanej przez ZUS. Wśród kosztów, które będzie musiał pokryć zamawiający znajdą się:

wpłata całości składek, wraz z częścią, do której pokrycia był zobowiązany zleceniobiorca,
odsetki za zwłokę (płatnik nie nalicza odsetek za zwłokę od zaległości składkowych, jeśli ich wysokość nie przekracza 6,60 zł),
możliwość nałożenia dodatkowej opłaty do wysokości 100% nieopłaconych składek,
obciążenie karą grzywny do 5 000 zł.

W związku z tym, że należności z tytułu składek ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od dnia, w którym stały się wymagalne, dolegliwości finansowe będą szczególnie dotkliwe w przypadku zakwestionowania umów o dzieło trwających kilka lat.