Zarządzanie PR w ramach przeprowadzania transakcji nabycia spółek niepublicznych

Proces nabycia spółki to skomplikowane przedsięwzięcie, które wymaga nie tylko precyzyjnego planowania finansowego i prawnego, ale także skutecznego zarządzania komunikacją i public relations (dalej łącznie: „PR”).

Wyprzedzając dalsze rozważania – termin „nabycie spółki” jest oczywiście uproszczeniem. Zmiana „właściciela” spółki przybiera bowiem różną formą w zależności od rodzaju spółki, której dotyczy. Nie wdając się w tym miejscu w szczegóły nabycie spółki można utożsamić z uzyskaniem nad nią kontroli[1], rozumianej jako możliwość wywierania na nią decydującego wpływu.

Świadome zarządzanie PR w transakcjach nabycia spółek niepublicznych[2] ma istotne znaczenie z perspektywy zachowania pracowników i współpracowników nabywanego podmiotu, relacji z jego kontrahentami i klientami oraz medialnego odbioru transakcji. Przykładowo, przypadkowe uzyskanie przez pracowników zbywanej spółki wiedzy o podejmowanych działaniach może doprowadzić do obniżenia wydajności zatrudnianych w niej osób a – w razie gdy spowodowana tym obawa o stabilność zatrudnienia będzie wysoka – nawet ich odpływu do konkurencji. W sytuacji, gdy zdarzenie takie nastąpi przed sfinalizowaniem transakcji, jego skutkiem może być osłabienie pozycji negocjacyjnej zbywcy czy nawet całkowite wstrzymanie prac nad transakcją. Z tego względu w interesie obydwu stron negocjacji jest umowne uregulowanie zasad zarządzania PR.

Z punktu widzenia prawidłowego zarządzania PR w ramach transakcji za kluczowe kwestie należy uznać: związanie jej stron obowiązkiem poufności już na etapie rozpoczęcia negocjacji, określenie w dokumentacji transakcyjnej terminu i treści komunikatu o transakcji oraz zabezpieczenie należytego wykonania wymienionych obowiązków – przykładowo za pomocą kar umownych czy świadczeń gwarancyjnych.

Jak zasygnalizowano w jej tytule, niniejszy artykuł odnosi się do spółek niepublicznych. W przypadku spółek publicznych, tj. spółek których akcje notowane są na Giełdzie Papierów Wartościowych lub na rynku NewConnect, na władzach tych spółek ciąża obowiązki informacyjne dotyczące transakcji nabycia kontroli nad innymi podmiotami. Obowiązki te mają na celu zapewnienie transparentności rynku oraz równego dostępu inwestorów do informacji cenotwórczych, a ich realizacja wpływa na sposób zarządzania PR w ramach transakcji. Opis wspomnianych obowiązków wykracza poza zakres niniejszej publikacji.

Obowiązek poufności na etapie negocjacji transakcji

Proces negocjacji transakcji może być rozciągnięty w czasie na wiele miesięcy. Z tego powodu przystąpienie do prowadzenia negocjacji nad dokumentacją transakcyjną, w skład której wchodzą zazwyczaj dokumenty takie jak SPA (skrót od „share purchase agreement” – co oznacza umowę sprzedaży udziałów) czy PSPA (skrót od angielskich pojęcia „preliminary share purchase agreement” – co oznacza przedwstępną umowę sprzedaży udziałów), typowo poprzedza zawarcie przez strony dokumentu zwanego „term sheet”.

Term sheet jest odpowiednikiem polskiego listu intencyjnego i w praktyce transakcyjnej określa on (wstępne) warunki brzegowe transakcji, w ramach których strony następnie prowadzą negocjacje dotyczące finalnego jej kształtu. Jakkolwiek term sheet zasadniczo nie ma wiążącego charakteru, w tym rozumieniu, że nie stanowi on umowy przedwstępnej, a każda ze stron zazwyczaj może po jego podpisaniu zrezygnować z dalszego prowadzenia negocjacji (o ile, że nie działała od początku w złej wierze, chcąc przykładowo pod pozorem negocjacji uzyskać do konkurenta wrażliwe informacje), to może on zawierać również postanowienia wiążące. Takie postanowienia mogą w szczególności nakładać na strony obowiązek zachowania w poufności procesu negocjacji transakcji oraz informacji uzyskanych w ich toku.

Spotykana czasem praktyka regulowania obowiązku poufności wyłącznie w finalnej dokumentacji transakcyjnej jest o tyle wadliwa, że pomimo nawet najlepszej woli negocjujących, ostatecznie może nie dojść do sfinalizowania transakcji. Z tego względu za pożądane należy uznać zawarcie obowiązku poufności, już na początkowym etapie negocjacji, w dokumencie term sheet albo – co bardziej pożądane, jeszcze wcześniej – w osobnej umowie o zachowaniu poufności.

Możliwość umownego określenia zasad informowania o transakcji

Za obligatoryjny element prawidłowej dokumentacji transakcyjnej uznać należy uregulowanie obowiązku zachowania poufności, obejmującego między innymi informacje o treści ostatecznie podpisanych dokumentów. Celem umożliwienia skutecznego zarządzania PR, postanowienia te powinny określać zasady informowania o transakcji na potrzeby wewnętrzne (w stosunku do pracowników zbywanego podmiotu) oraz zewnętrzne (w stosunku do podmiotów trzecich).

Jedną z dostępnych możliwości jest przyznanie nabywcy prawa do decydowania o treści i czasie opublikowania stosownych komunikatów. Alternatywnym rozwiązaniem, które pozwala uwzględnić interes zbywcy, jest wspólne ustalenie treści komunikatu oraz terminu i formy jego publikacji. Drugie z zaproponowanych rozwiązań umożliwia stronom przygotowanie jednolitego przekazu, który będzie spójny z ich strategią komunikacyjną, już na etapie negocjacji dokumentów transakcyjnych. Wspólne ustalenie treści komunikatu pozwala również uniknąć późniejszych sporów co do jego treści.

Zabezpieczenie wykonania zobowiązań

Tak jak w przypadku innych postanowień umownych, nawet najlepsze uregulowanie kwestii zarządzania PR w dokumentacji transakcyjnej, będzie niewystarczające jeżeli jej strony nie będą się do niego stosowały. Aby zapewnić, że strony będą przestrzegać wzajemnych ustaleń, do dokumentacji transakcyjnej można wprowadzić mechanizmy zabezpieczające, takie jak kara umowna lub świadczenie gwarancyjne. Są to konstrukcje prawne, które wiążą naruszenie przez stronę obowiązku umownego z koniecznością zapłaty na rzecz drugiej strony określonego (zryczałtowanego) świadczenia pieniężnego. Ich wprowadzenie do umów ma na celu zmotywować strony do przestrzegania wzajemnych uzgodnień.

Strony decydujące się nie wprowadzać do dokumentacji kar umownych lub świadczeń gwarancyjnych muszą liczyć się z tym, że w przypadku gdy naruszenie obowiązków umownych przez jedną ze stron nie będzie wiązało się dla drugiej ze stron ze szkodą majątkową, stronie dotkniętej naruszeniem nie będzie przysługiwało roszczenie odszkodowawcze. W przypadku natomiast gdy naruszenie będzie skutkowało powstaniem szkody, to na poszkodowanym będzie ciążył obowiązek wykazania jej wysokości, co niekiedy bywa trudne.

Podsumowanie

Zarządzanie PR w ramach przeprowadzania transakcji nabycia spółek jest jednym z istotnych elementów sukcesu takich przedsięwzięć. Umowne określenie zasad komunikowania o transakcji oraz skuteczne zabezpieczenie wykonania takiego zobowiązania, pozwala stronom kontrolować przepływ informacji i zminimalizować ryzyko niekontrolowanego ujawnienia informacji. Zapewnione w odpowiedni sposób warunki dla zabezpieczenia tajemnic oraz prowadzenia spójnej komunikacji przyczynią się do pozytywnego odbioru transakcji przez wszystkich zainteresowanych.

[1] Pojęcie kontroli w praktyce utożsamia się z definicją „przejęcia kontroli”, zawartą w art. 4 pkt 4) ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz.U.2024.594 t.j. z dnia 2024.04.18).

[2]Spółkami niepublicznymi są spółki nienotowane na rynku regulowanym, tj. Giełdzie Papierów Wartościowych ani w alternatywnym systemie obrotu (rynek NewConnect).